De medicatie van mijn cliënt is verdwenen uit nCare.

Apotheken verzenden voor enkele weken aan medicatie informatie naar nCare. Ze kunnen de medicatie van elke cliënt elke dag automatisch bijwerken, maar dat is (nog) niet bij alle apotheken het geval. Wanneer een apotheek een cliënt te lang niet heeft bijgewerkt, is er geen informatie over de medicatie van de cliënt meer bekend in nCare. Neem contact op met de apotheek en vraag of zij de cliënt willen bijwerken. Daarna kun je weer aftekenen in nCare.
Je kunt controleren wanneer je cliënt voor het laatst is bijgewerkt in de webomgeving van nCare. Zoek de cliënt op en kijk op het tabblad Algemeen. Achter ‘Wijziging vanuit AIS’ vind je de laatste bijwerkdatum + tijd.

Handleiding – Deeplink naar iOS app

Deeplink naar iOS app nCare documentatie

Instructie Authenticator app instellen

Hoe voer ik meerdere gebruikers op een makkelijke manier in in nCare?

Je kunt hiervoor een import doen in NCare. Je hebt hiervoor het bestand ‘Sjabloon import nCare’ nodig.
Download hier het sjabloon: Download import nCare sjabloon.
In dit Excel bestand voer je de gegevens van de gebruikers volgens de eisen in, waarna je de gebruikers in één keer in nCare toevoegt. Sla het bestand op als ‘.csv (door komma’s gescheiden waarden bestand)’. Je kunt het bestand nu importeren.

Handleiding: Inlog instellingen NCare

In dit document vind je meer informatie over de inlog instellingen (nCare inlog en SSO) die je als beheerder kunt instellen.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding: Inlog instellingen nCare

Handleiding: Locatie toevoegen

In dit document vind je het stappenplan voor het toevoegen van een nieuwe locatie in nCare web.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding – Locatie toevoegen

Handleiding: Training beheerders – nCare-Gebruikersbeheer

In deze handleiding laten we zien hoe je gebruikersbeheer uitvoert als beheerder van nCare.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding Training beheerders nCare – Gebruikersbeheer

Handleiding: Instructies BI rapportages

In deze handleiding laten we zien hoe gebruik kunt maken van de BI rapportages.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding – Instructies BI Rapportages

Handleiding: secundaire afdeling

In deze handleiding laten we zien wat een secundaire afdeling inhoudt en hoe je het kunt instellen via nCare web.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding: Secundaire afdeling

Handleiding: Medicatie bestellen in nCare

In deze handleiding laten we zien hoe je medicatie kunt bestellen in de nCare app en nCare webomgeving.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding – Bestellen in nCare

Handleiding: Hoe wijzig ik de Beheer Eigen Medicatie (BEM)

In deze handleiding laten we zien hoe je de BEM status wijzigt bij een cliënt in nCare web.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding – Hoe wijzig ik de Beheer Eigen Medicatie

Handleiding: Toevoegen en wijzigen cliënten

In deze handleiding laten we zien hoe je cliënten toevoegt en wijzigt in nCare.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding – Invoeren en wijzigen cliënten

Handleiding: Hoe gebruik ik de NCare app

In deze handleiding laten we zien hoe je de app van NCare gebruikt.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding-nCare-app

Handleiding: Hoe gebruik ik NCare web

In deze handleiding laten we zien hoe je de webomgeving van NCare gebruikt.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding-Hoe-gebruik-ik-NCare-web

Handleiding nCare EVS

In deze handleiding staat een stappenplan beschreven voor het gebruik van het nCare EVS voor het voorschijven van recepten.

Klik op onderstaande link om de handleiding te downloaden:

Handleiding-Voorschrijven-in-NCare

Voorschrijven via nCare EVS

In deze instructievideo laten we zien hoe je een recept kan voorschrijven in het EVS van NCare.

Aantekeningen maken/muteren – nCare Web

In deze instructievideo laten we zien hoe je een aantekening maakt en muteert in NCare web.

Aantekeningen maken/muteren – nCare app iPad

In deze instructievideo laten we zien hoe je een aantekening maakt en muteert in de nCare app op een iPad.

Aantekeningen maken/muteren – nCare app Android

In deze instructievideo laten we zien hoe je een aantekening maakt en muteert in de nCare app op een Android apparaat.

Toedienregistratie (wijkmodus) – nCare app Android Smartphone

In deze instructievideo laten we zien hoe je een toedienregistratie doet op wijkniveau in de nCare app op een Android apparaat.

Toedienregistratie (wijkmodus) – nCare app iPad

In deze instructievideo laten we zien hoe je een toedienregistratie doet op wijkniveau in de nCare app op een iPad.

Toedienregistratie (wijkmodus) – nCare app Android

In deze instructievideo laten we zien hoe je een toedienregistratie doet op wijkniveau in de nCare app op een Android apparaat.

Toedienregistratie (afdelingsmodus) – nCare Web

In deze instructievideo laten we zien hoe je een toedienregistratie doet op afdelingsniveau in NCare web.

Toedienregistratie (afdelingsmodus) – nCare app iPad

In deze instructievideo laten we zien hoe je een toedienregistratie doet op afdelingsniveau in de nCare app op een iPad.

Dubbele controle medicatie – nCare Web

In deze instructievideo laten we zien hoe je een dubbele controle uitvoert in NCare web

Dubbele controle medicatie – nCare app iPad

In deze instructievideo laten we zien hoe je een dubbele controle uitvoert via de nCare app op een iPad.

Dubbele controle medicatie – nCare app Android

In deze instructievideo laten we zien hoe je een dubbele controle uitvoert in de nCare app op een Android apparaat.

Klaarzetten medicatie – nCare Web

In deze instructievideo laten we zien hoe je medicatie klaarzet in NCare web

Klaarzetten medicatie – nCare app iPad

In deze instructievideo laten we zien hoe je medicatie klaarzet in de NCare app op een iPad.

Klaarzetten medicatie– nCare app Android

In deze instructievideo laten we zien hoe je medicatie klaarzet in de NCare app op een Android apparaat.

Toedienregistratie (afdelingsmodus) – nCare app Android

In deze instructievideo laten we zien hoe je een toedienregistratie doet op afdelingsniveau via de nCare app op een Android apparaat.

Introductievideo Thuiszorg – Android

In deze introductievideo laten we zien hoe de NCare app werkt voor de thuiszorg met een Android Smartphone.

Introductievideo Thuiszorg – iPad

In deze introductievideo laten we zien hoe de NCare iOS app werkt voor de thuiszorg op de iPad.

Introductievideo nCare algemeen

In deze introductievideo laten we zien hoe NCare werkt.

Apotheek met nCare koppeling toevoegen

Wanneer een apotheek al een nCare koppeling heeft kan de beheerder van de zorgorganisatie de apotheek toevoegen aan hun nCare omgeving. Dit kan op de volgende manier:

  1. Ga naar de web-omgeving en log in.
  2. Ga naar instellingen en klik op apotheken.
  3. Klik op apotheek toevoegen.
  4. Naast de tab ‘’Naam’’ en ‘’AGB-code’’ staat een trechtertje, als je daar op klikt kan je filteren op de naam of AGB-code van de apotheek en klik op toevoegen.
  5. Staat de apotheek er niet tussen? Lees dan de uitleg onder de volgende alinea.

Je hebt nu de apotheek toegevoegd en kan deze koppelen aan de cliënten die klant zijn bij deze apotheek.

Koppeling aanvragen voor apotheek zonder nCare koppeling
Staat de apotheek die jullie willen toevoegen nog niet in nCare? Dan kan je een apotheek aanvraag doen via het klantportaal via de knop support -> Apotheek aanvragen.

Historie van medicatie terugzien in NCare app en web-omgeving

Je kan op de ‘i’ klikken bij de medicatie en ziet dan voor die medicatie de geschiedenis tot 7 toedieningsmomenten.

Wil je verder terugkijken, dan kan je hiervoor gaan naar de web omgeving. Selecteer de cliënt en klik dan op de tab toedieningen. Hier kan je terugkijken tot het moment dat de cliënt in zorg is gekomen.

De dikgedrukte cijfers zijn toegediend en afgetekend, de cijfers met een rode achtergrond zijn toegediend maar de aantallen zijn aangepast, de cijfers in cursief zijn in eigenbeheer.

Zijn er centrale werkafspraken met de Kring Zoetermeerse Apotheken gemaakt?

Ja, de KZA heeft werkafspraken opgesteld over nCare met de apotheken in het samenwerkingsverband. Deze vind je hier: Voorbeeld regioafspraken Zoetermeerse Kring Apotheken

Als je als organisatie samenwerkt met een KZA apotheek via nCare, hoef je dus geen nieuwe werkafspraken op te stellen met de apotheek. Plan wel een overleg in om bovenstaande werkafspraken te bespreken en aan te vullen waar nodig.

 

Zijn er centrale werkafspraken met de SAGO apotheken gemaakt?

Ja, SAGO heeft werkafspraken opgesteld over nCare met de apotheken in het samenwerkingsverband. Deze vind je hier.

Als je als organisatie samenwerkt met een SAGO apotheek via nCare, hoef je dus geen nieuwe werkafspraken op te stellen met de apotheek. Plan wel een overleg in om bovenstaande werkafspraken te bespreken en aan te vullen waar nodig.

Secundaire afdeling: Hoe werkt het?

Het is mogelijk in nCare om cliënten op meerdere plekken actief in zorg te hebben. Dit is een veelgevraagde functionaliteit voor organisaties waarbij cliënten intern op meerdere afdelingen in zorg zijn (bijvoorbeeld voor de dagbesteding, medisch specialistische teams of voor de thuiszorg om nachtzorg-cliënten te groeperen.)

 Deze functionaliteit is onderdeel van nCare+. Voor meer informatie hierover kan je contact opnemen via het klanportaal.

Hoe werkt het?

De functionaliteit voor het toevoegen van een cliënt aan een tweede afdeling  wordt in nCare ‘Secundaire afdeling toewijzen’ genoemd. Het toewijzen van een secundaire afdeling kan via nCare web.

De cliënt is na toewijzen vervolgens zowel zichtbaar op de huidige afdeling als de secundaire afdeling in nCare web. Let op: Je kunt niet aftekenen voor de cliënt op de secundaire afdeling in de nCare app.

Wanneer een cliënt op twee verschillende afdelingen of wijken in zorg is kan door beide teams de medicatietoedieningen worden vastgelegd zonder dat beide teams elkaar in de weg zitten. Ook kunnen de teams van elkaar inzien wie, wanneer, welke toediening heeft vastgelegd.

Cliënt verwijderen van een secundaire afdeling

Hier kan je lezen hoe je een cliënt kan verwijderen uit een secundaire afdeling. Wanneer de cliënt niet in zorg is bij een secundaire afdeling moet de cliënt verwijderd worden volgens de instructies in de handleiding. De cliënt moet NIET geblokkeerd worden.

Cliënt toevoegen aan secundaire afdeling

Via deze link kan je het stappenplan downloaden.

Melding: doublecheck heeft niet de juiste status

Als je deze melding krijgt bij het behandelen van een dubbele controle aanvraag, betekent dit dat een andere collega de aanvraag al heeft goed- of afgekeurd.

Wat betekent de optie ‘Informatie-uitwisseling apotheek’ bij de cliënt in nCare?

 

Bij het toevoegen of wijzigen van een cliënt in nCare, is het mogelijk om vast te leggen dat de cliënt toestemming geeft aan de apotheek om persoonsgegevens en medicatiegegevens, welke nodig zijn voor het uitvoeren van zorgtaken, beschikbaar te stellen aan de zorgorganisatie.

De inhoudelijke afspraak en toestemming wordt onderling, tussen zorgorganisatie en apotheek geregeld. In nCare kan vervolgens worden vastgelegd of dit is geregeld, door bij het toevoegen van de cliënt bij ‘De cliënt geeft toestemming voor het uitwisselen van medicatie-informatie met de apotheek’ ‘Ja’ aan te vinken. Je kunt dit ook aangeven bij bestaande cliënten, in nCare web bij de cliënt via het tabblad Algemeen. Dan is op een laagdrempelige manier vastgelegd en in te zien dat een cliënt toestemming heeft gegeven.
Let op: dit is optioneel in te vullen en niet verplicht.

In de inhoudelijke afspraak verklaart de cliënt te zijn geïnformeerd dat de apotheek de gegevens middels nCare beschikbaar stelt aan de zorgorganisatie. Hier vind je een voorbeeldformulier dat hiervoor kan worden gebruikt: Voorbeeld toestemmingsverklaring digitale gegevensuitwisseling

Logout

Deze melding wordt veroorzaakt doordat je naar login.ncare.nl bent gegaan in plaats van naar web.ncare.nl.

Ga naar https://web.ncare.nl/ en verander de eventuele snelkoppeling in deze URL. Dan kan succesvol worden ingelogd op nCare.

Logout

Kon de instellingen niet ophalen, probeer het opnieuw.

Wanneer je onderstaande melding tegenkomt terwijl je internet hebt is de kans groot dat de app was opgestart toen er geen internet was.

Start de app opnieuw op en de melding zal verdwijnen.

Pincode optie

In de nCare app kan je middels een pincode of je nCare gebruikersnaam en wachtwoord inloggen in het vergrendelscherm (dat verschijnt na x minuten inactiviteit) en in het scherm voor dubbele controle op locatie. 

Wanneer je Single Sign On (SSO) middels nCare+ hebt aangezet voor je organisatie, kan je er voor kiezen dat het alleen nog maar mogelijk is om middels een pincode in te loggen in de nCare app in het scherm van de dubbele controle op locatie of het vergrendelscherm.

Deze optie kan je als nCare beheerder als volgt inschakelen:

Ga naar Algemeen beheer organisatie >> Algemeen
Klik rechtsboven op de knop: Wijzigen
Vink aan: Ontgrendelen/dubbele controle alleen via pincode
Druk op de knop: Opslaan

Pincode optie inschakelen

Foutmelding: er zijn geen afdelingen of locaties gevonden in nCare


Zorg dat de teamnaam, zoals in PUUR staat, in nCare als importnaam bij wijk/ afdeling is ingesteld. Voer vervolgens de cliënt in op basis van hetzelfde BSN nummer. Log opnieuw in en voer nogmaals de handeling uit, nu moet je op de juiste pagina in nCare komen.

IP whitelisting

(Een goede optie voor intramurale zorg)
Na het inloggen met je nCare account wordt gecontroleerd of je internetverbinding hebt met een Wifi-netwerk waarvan het ip-adres is ingesteld in nCare. Als je probeert in te loggen terwijl je verbinding hebt met een mobiel netwerk (4G) of een ander Wifi-netwerk (bijvoorbeeld vanuit huis), dan wordt er geen toegang tot nCare verleent.

Ga naar Instellingen, Inlog instellingen en vul het IP adres van het wifi netwerk in bij het veld ‘Login zonder 2FA vanaf IP adressen’. Jouw IP adres kan je vinden op watismijnip.nl. Meerdere adressen scheid je door middel van een enter.

Is het handig om ook buiten de toegestane wifi-netwerken in te kunnen loggen? Dan kan één van onderstaande opties naast de IP whitelisting worden ingesteld. Hieronder lees je daar meer over.

Authenticator

Met deze optie maak je gebruik van een authenticator app (bijvoorbeeld: Microsoft Authenticator of Google Authenticator). Een authenticator app koppel je aan jouw nCare account en genereert continue een code waarmee je kunt inloggen. Na het inloggen met je nCare account wordt een code gevraagd. Open de authenticator app en neem de code over in nCare om door te gaan.

E-mail code

Na het inloggen met je nCare account wordt een code gevraagd en ontvang je een e-mail met een code op het e-mailadres dat is ingesteld op jouw gebruikersaccount in nCare. Neem deze code over in nCare om door te gaan.
(Wanneer er geen e-mailadres bij het nCare account is ingevuld, dan kun je deze zelf invullen na het inloggen en wordt de code naar dat e-mailadres verstuurd.)

SMS code

Na het inloggen met je nCare account wordt een code gevraagd en ontvang je een SMS met een code op het mobiele telefoonnummer dat is ingesteld op jouw gebruikersaccount in nCare. Neem deze code over in nCare om door te gaan.
(Wanneer er geen mobiel telefoonnummer bij het nCare account is ingevuld, dan kun je deze zelf invullen na het inloggen en wordt de code naar dat mobiele telefoonnummer verstuurd.)

Goedkeuring op de dubbele controle duurt lang

Wanneer je collega’s druk aan het werk zijn kan het gebeuren dat de goedkeuring op een dubbele controle op zich laat wachten.

nCare heeft een koppeling met ZCN. Zij controleren 24/7 alle dubbele controles die binnen komen binnen 2 minuten.

Hier kan je meer lezen over deze koppeling of stuur een wens in via het klantenportaal.

Toestemming digitaal verstrekken medicatiegegevens

De apotheek en zorgorganisatie zijn samen verantwoordelijk voor het afstemmen wie de toestemming per cliënt regelt voor het digitaal verstrekken van medicatiegegevens. Dit is verplicht per cliënt.

Kan ik een batchnummer toevoegen bij een COVID-19 vaccinatie registratie?

Wij hebben een optimalisatie doorgevoerd door de batchnummers die in omloop zijn via een drop down beschikbaar te stellen. Hierdoor kunnen bij de registratie geen fouten gemaakt worden bij de aanlevering richting het RIVM. Elke maandag wordt deze lijst door CareConnections bijgewerkt in nCare.

Hoe werkt de anonieme aanlevering van COVID-19 vaccinaties naar het RIVM?

De cliënt heeft de mogelijkheid om aan te geven of de registratie van het de COVID-19 vaccinatie gedeeld mag worden met het RIVM. Als de cliënt dit niet wil is het mogelijk om aan te geven dat de data niet gedeeld mag worden met het RIVM. Om de vaccinatiegraad te kunnen meten door het RIVM en het ministerie is onder andere aan nCare gevraagd de anonieme aanlevering te ondersteunen.

Cliënten automatisch accepteren en blokkeren

Het is mogelijk om aan te geven dat alle aangemelde cliënten automatisch door jullie als apotheek worden geaccepteerd, ook kan worden dan alle cliënten die door de zorg zijn geblokkeerd, automatisch gestopt aan jullie kant. Dit voorkomt een hoop handmatige handelingen.

Hoe stel ik dit in?

Afdeling/wijk archiveren

Het is mogelijk om een afdeling of wijk in nCare te archiveren.

Dit kan je doen via Instellingen > Afdelingen/wijken > Selecteer je afdeling/wijk > Klik op Archiveren

Voordat je een afdeling/wijk kunt archiveren moet deze aan een paar voorwaarden voldoen:

Afdeling wijzigen naar wijk (of andersom)

Het is mogelijk om een afdeling met cliënten te wijzigen naar een wijk (of andersom).

Voorbeeld:
Wanneer je een afdeling hebt en dit wilt omzetten naar een wijk kan je dit doen door de volgende stappen:

  1. Maak een nieuwe wijk aan via Instellingen > Wijken/afdelingen > Toevoegen
  2. Wanneer je de nieuwe wijk hebt aangemaakt ga je op zelfde pagina naar de afdeling die je wilt omzetten
  3. Klik op de afdeling > klik op de tab Afdelingsnaam import > klik op verplaatsen
  4. Selecteer naar welke wijk je de cliënten wilt verplaatsen en zet een vinkje bij ‘Patiënten mee verplaatsen’ en klik op Verplaatsen als bevestiging.
  5. Alle cliënten (ook de geblokkeerde) staan nu op de nieuwe wijk

Wat is de bron van de medicatielijst dubbele controle?

Een bron van nCare is (naast de apotheek) de landelijke G Standaard, deze wordt iedere maand geüpdatet in nCare. Het Geneesmiddel Informatie Centrum van de KNMP is verantwoordelijk voor de farmaceutische gegevens in de G-Standaard. Het KNMP heeft een dubbel te controleren medicatielijst gepubliceerd, die kun je hier vinden: https://www.knmp.nl/downloads/dubbel-te-controleren-lijst-juli2019.pdf/view

nCare is ontwikkeld op basis van de Veilige Principes in de medicatieketen, horend bij de lijst van het KNMP.

Is het mogelijk om alleen SSO te gebruiken voor het inloggen in nCare?

Ja, het is mogelijk om het inloggen middels een nCare account uit te schakelen. Hierdoor kan er alleen ingelogd worden middels de ingestelde SSO providers.

Hoe je dit kan je doen lees je in deze handleiding op pagina 8.

Waar kan je SSO instellen in nCare?

Dit kan je terug vinden in één van de handleidingen ‘SSO middels …’ op ons klantportaal

Welke SSO providers ondersteunen jullie?

Alle providers die werken middels OpenId Connect.

MissingApotheekLocatieConnection: OvisApotheek 123 (agb: 02001234) is niet gebonden aan locatie 1234 (NAAM LOCATIE)

De apotheek die de cliënt in Nedap heeft, is nog niet gekoppeld aan de locatie in nCare waardoor de cliënt niet geïmporteerd kon worden. Oplossing: Koppel de apotheek aan de locatie in nCare via Instellingen, Apotheken, Toevoegen. Let op dat de AGB code van de apotheek in Nedap en nCare overeenkomt. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

MissingBsn: MissingBsn

De cliënt in Nedap heeft geen BSN. Oplossing: vul de BSN van de cliënt in Nedap in. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

InvalidApotheek: Er is geen apotheek met AGB code: 12345678

De apotheek van de cliënt in Nedap is niet gekoppeld aan de locatie in nCare. Oplossing: Ga in nCare naar Instellingen, Apotheken. Voeg de apotheek toe. De AGB code van de apotheek in Nedap moet overeenkomen met de AGB code van de apotheek in nCare. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

InvalidHuisArts: Fout bij aanmaken huisarts met AGB code 12345678

De huisarts van de cliënt in Nedap is niet bekend in de nCare database. Oplossing: Neem contact op met je projectleider om de huisarts in te laten toevoegen aan de nCare database. Geef hierbij de AGB code door. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

MissingApotheek: Er is geen apotheek voor patiënt en/of locatie

De cliënt heeft geen apotheek in Nedap. Oplossing: Voeg de apotheek toe in Nedap bij de externe zorgverleners van de cliënt. De AGB code van de apotheek in Nedap moet overeenkomen met de AGB code van de apotheek in nCare. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

SkippedClient: SkippedClient

Cliënt is uit zorg gemeld in Nedap. Oplossing: meld de cliënt weer in zorg in Nedap. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

Hoe werkt de planning?

Werking Planning:

Met de planningstool kan je aangeven wanneer je als organisatie zorg levert bij een cliënt en wanneer niet.
Op de momenten waarop je aangeeft niet aanwezig te zijn zal de BEM status van de client op ‘eigen beheer’ komen te staan. Op die momenten hoeft de zorg daar geen handelingen m.b.t. medicatie delen uit te voeren.

De cliënt en/of verwanten zijn op die momenten zelf verantwoordelijk voor de medicatie.

De planningstool is niet bedoeld voor cliënten die al standaard de BEM status ‘eigen beheer’ hebben.

Hoe stel je de planning in?

Wat betekenen alle meldingen op de monitorpagina?

Na inloggen (of via het huisje in de navigatiebalk) kom je in de monitor, hier staan de openstaande acties binnen jullie locatie. Je ziet hier o.a. bij welke cliënten achterstallige toedieningen staan, de te accorderen bestellingen, stopberichten en voorschriften die afgehandeld moeten worden.

Je kunt doorklikken op de betreffende regel voor meer informatie, je kunt de openstaande meldingen hier niet afhandelen.

Klik op de naam van de kolom om de gegevens te sorteren op alfabetische volgorde, klik nogmaals om aflopend te sorteren.

 

Kamers toevoegen, wijzigen en bewoners toekennen aan kamers

Je voegt kamernummers voor een afdeling als volgt toe:

Om een kamernummer te wijzigen selecteer je een kamernummer en klik je op de knop wijzigen.

In het tabblad “Bewoners zonder kamers” kan je de bewoners toekennen aan een kamer, je ziet hier alleen de bewoners die nog niet aan een kamer gekoppeld zijn.

 

Standaard rondetijden toevoegen

Je voegt standaard rondetijden als volgt toe:

Een rondetijd kun je verwijderen door de betreffende tijd te selecteren vervolgens te klikken op het klokje met het minnetje ernaast. Door deze rondetijden aan te maken kan een voorschrijver bij een nieuw voorschrift snel en gemakkelijk aangeven bij welke ronde de medicatie gegeven kan worden.

 

Afdeling/wijk aanmaken

Je voegt nieuwe afdelingen als volgt toe:

Beheer afdelingen/wijken

Om afdelingen/wijken en gebruikers te beheren ga je naar instellingen, vanaf daar klik je door naar Afdelingen/wijken.

Bij Afdelingen/Wijken kun je de afdelingen of wijken aanmaken en wijzigen, hier kun je ook de rondetijden per afdeling aanpassen.

Overzicht van alle gebruikers per rol in nCare

Klik op een rol aan de linkerkant van het scherm en dan op Gebruikers.
Er verschijnt een scherm waarin je alle namen van de gebruikers kunt zien die bijvoorbeeld de rol van apotheker hebben.

Rollen en rechten toevoegen/bewerken

Alles wat je ziet, kan en mag in nCare wordt bepaald door de rechten die jouw account heeft in nCare.

In het onderdeel Rollen in het tabblad Instellingen zie je de gebruikersrollen die door nCare standaard aangemaakt zijn. Hierbij gaat het om de rollen:

Daarnaast kan je zelf een nieuwe rol aanmaken waaraan je verschillende rechten kunt koppelen. Bijvoorbeeld de rol helpende voor personeel dat niet mag toedienen maar wel de dubbele controle mag doen. Alleen gebruikers met het recht op aanpassen en toewijzen van rollen kan deze handelingen uitvoeren.

Rollen toevoegen

Hoe kan ik de release notes van nCare ontvangen?

Log in op het klantenportaal van CareConnections

Ga naar ‘Organisatie’ en scrol naar beneden en klik op ‘mijn persoonsgegevens’

Klik rechtsboven op ‘aanpassen’

Je kan nu onder kopje ‘informatie ontvangen over’ aangeven waar je allemaal een mailing van wilt ontvangen.

Alles ingevuld? Kies dan rechtsonder voor ‘aanpassen’

Beheer: Gedeelde apparaten en vinkje voor 7 dagen onthouden

De functionaliteit om een apparaat voor 7 dagen te vertrouwen werkt niet op gedeelde apparaten. Bij elke gebruiker die inlogt wordt deze instelling namelijk overschreven.

Voor gedeelde apparaten die in een intramurale setting worden gebruikt, adviseren wij om Whitelisting te gebruiken.

Er is iets fout gegaan. Deze gebruiker is geblokkeerd

Na vijf keer verkeerd invoeren van het wachtwoord wordt een account geblokkeerd.

Geblokkeerde gebruikers (door wachtwoord of token verkeerd invoeren) worden na 10 minuten automatisch gedeblokkeerd.

Daarnaast kan een beheerder binnen de organisatie een gebruiker deblokkeren. De beheerder gaat in nCare web naar Instellingen, Gebruikers. Zoek de geblokkeerde gebruiker op en klik op ‘Deblokkeer’ rechtsonder in beeld.

Hoe werkt bestellen in nCare?

Op ncare.nl/uitleg staat een handleiding over bestellen in nCare. Deze vind je hier: https://ncare.nl/wp-content/uploads/2021/01/Handleiding-Bestellen-in-nCare.pdf

Wat betekenen de kleuren van de rondetijden?

Een rondetijd wordt groen als alle medicatie van die ronde is klaargezet, in eigen beheer is of als de planning is ingeschakeld.

Een rondetijd wordt geel als de medicatie van die rondetijd gedeeltelijk is klaargezet, in eigen beheer is of als de planning is ingeschakeld.

Een rondetijd is grijs als er niets is klaargezet, niets in eigen beheer is en er geen planning is ingeschakeld.

Deze kleuren gelden ook al vóór of tijdens de rondetijd. Zo zie je voor de rondetijd al of er nog actie benodigd is voor die rondetijd.

Algemeen Beheer Organisatie is niet zichtbaar voor mij, terwijl ik beheerder ben. Hoe komt dat?

Als je een rol met Algemeen Beheer Organisatie rechten hebt dan werkt dit alleen als je deze rol op ‘alle locaties’ hebt. Met autorisatie op alle locaties kun je de instellingen van Algemeen Beheer Organisatie inzien en wijzigen.

Hoe werkt de receptenbuffer? Is het mogelijk om voorschriften aan te maken die niet direct naar de apotheek worden verzonden?

De receptenbuffer is een buffer waarin recepten kunnen worden geplaatst voordat deze recepten naar de apotheek worden verzonden. De recepten van een gebruiker met het recht ‘Medicatie voorschrijven (recepten)’ en zonder het recht ‘Recepten autoriseren’ worden automatisch in de receptenbuffer geplaatst. Deze recepten worden dus niet direct naar de apotheek verzonden. Dit kan gewenst zijn voor een arts in opleiding.

Een gebruiker met het recht ‘Recepten autoriseren’ mag de recepten die door een andere gebruiker zijn gedaan (die dus in de buffer staan) goed- of afkeuren. De recepten die een gebruiker met dit recht aanmaakt worden direct naar de apotheek verzonden.

Onder het tabblad Recepten bij een cliënt in nCare, is zichtbaar welke recepten nog moeten worden goedgekeurd en welke zijn afgekeurd.

Via Receptenbuffer kunnen de voorschriften worden goed- of afgekeurd.

Welke rol en bijbehorende rechten je in nCare hebt, weet de nCare beheerder binnen de organisatie. Deze beheerder kan gebruikers ook extra rechten toekennen indien gewenst.

tags: evs

 

Moet het BIG registratienummer ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

Moet de AGB-code ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

Ja, de AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

Moet het vinkje bij ‘gediplomeerd voorschrijver’ aangezet worden in het account van een voorschrijver?

Als dit vinkje aanstaat, komt er op het edifactbericht (het voorschrift) dat vanuit nCare naar de apotheek wordt verzonden ‘Voorschrijver’ te staan. Als dit vinkje niet aan staat, staat er ‘NIET voorschrijver’ op het recept. In dat laatste geval weet de apotheek dat het geen formeel voorschrift is, afkomstig van een niet-voorschrijver. Het vinkje kan worden aangezet in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

Hoe zorg ik ervoor dat het geneesmiddel dat ik voorschrijf in de baxter komt? Kan ik baxtermedicatie voorschrijven?

De medicatie die in nCare wordt voorgeschreven komt in eerste instantie als losse of zo nodig medicatie in nCare te staan. Wanneer de apotheker het recept in het apotheekinformatiesysteem verwerkt, kan de apotheek aangeven dat het in de baxter geleverd moet worden.

Er kan bijvoorbeeld in het vrije tekst veld genoteerd worden dat het om chronische medicatie gaat. Maak hier zo nodig afspraken over met de betrokken apotheek.

Hoe kan ik zelf rondetijden toevoegen in het toedienschema?

Als er een rondetijd mist in het toedienschema, kan je als voorschrijver zelf een extra rondetijd invoeren. Hiervoor klik je op het wekkertje rechts in beeld. Zodra er een rondetijd is toegevoegd, kan het toedienaantal voor die rondetijd worden ingevoerd.

Mis je regelmatig rondetijden? De nCare beheerder kan hier standaard rondetijden invoeren per afdeling/wijk. Neem hiervoor contact op met de nCare beheerder binnen de organisatie.

Als er geen rondetijden in beeld staan in het scherm waar het toedienschema wordt aangemaakt, heeft de nCare beheerder geen rondetijden ingevoerd bij de betreffende afdeling/wijk. Neem contact op met de nCare beheerder binnen de organisatie om rondetijden in te laten voeren.

Ik wil een toedienschema aanmaken. Hoe komt het dat er geen rondetijden in beeld staan?

Als er geen rondetijden in beeld staan in het scherm waar het toedienschema wordt aangemaakt, heeft de nCare beheerder geen rondetijden ingevoerd bij de betreffende afdeling/wijk. Neem contact op met de nCare beheerder binnen de organisatie om rondetijden in te laten voeren.

Als er een rondetijd mist in het toedienschema, kan je als voorschrijver zelf ook een extra rondetijd invoeren. Hiervoor klik je op het wekkertje rechts in beeld. Zodra er een rondetijd is toegevoegd, kan het toedienaantal voor die rondetijd worden ingevoerd.

Hoe vul ik contra-indicaties, intoleranties en allergieën in bij een cliënt?

De contra-indicaties, intoleranties en allergieën worden niet automatisch ingevuld vanuit het apotheeksysteem. Deze kunnen door een voorschrijver met de juiste autorisatie in nCare worden ingevoerd. Klik hiervoor op het tabblad ‘Dossier’.

Klik op Toevoegen om een contra-indicatie, intolerantie of allergie in te voeren. Deze gegevens worden getoond bij het aanmaken van een recept en indien van toepassing komt er een waarschuwing vanuit de medicatiebewaking in beeld bij het voorschrijven van een medicijn dat te maken heeft met de contra-indicaties, intoleranties of allergieën van de cliënt.

Hoe schrijf ik hulpmiddelen voor, zoals verbandmateriaal, spuiten en handschoenen?

Veel hulpmiddelen staan niet in de lijst geneesmiddelen. Klik onder deze zoekbalk op ‘kies merknaam (HPK)’. HPK staat voor handelsproductcode. In deze lijst staan de hulpmiddelen zoals verband, spuiten, handschoenen, etc. In deze lijst staan ook de geneesmiddelen van een specifiek merk. Als er een medische noodzaak is voor een bepaalde spécialité vink je ‘medische noodzaak spécialité/merkgeneesmiddel’ aan.

Hoe kan ik controleren of mijn voorschrift al is verwerkt door de apotheek?

Zodra de apotheker het voorschrift heeft verwerkt, verdwijnt het gele driehoekje of groene icoontje in de stopregel. Het gele icoontje betekent ‘Toediening nog niet geaccordeerd door apotheek’ en het groene icoontje betekent ‘Gestarte toediening nog niet geaccordeerd door apotheek’.

Daarnaast kun je het tabblad Recepten controleren. Als het voorschrift onder het kopje ‘Verwerkte recepten’ staat, is het recept verwerkt door de apotheek. Als het voorschrift onder het kopje ‘Recepten onderweg’ staat, is het recept wel verzonden maar nog niet verwerkt door de apotheek en is de cliënt nog niet bijgewerkt door de apotheek.

Hoe kan ik medicatie stoppen? Hoe kan ik het stoppen ongedaan maken?

Medicatie kan worden gestopt door op het stopicoon te klikken in de medicatieregel. Er kan op de huidige datum worden gestopt, of er kan een datum in de toekomst worden gekozen als stopdatum. Na het stoppen wordt er 120 seconden gewacht met het verzenden van het stopbericht naar de apotheek. Tijdens deze 120 seconden kan het stopbericht nog geannuleerd worden om het stoppen ongedaan te maken.

Zolang de apotheek het stopbericht nog niet heeft verwerkt, wordt de stopdatum in het geel getoond in nCare.

Waarom kan ik sommige medicatie niet wijzigen?

Een medicatieregel waar onlangs een wijziging is aangebracht die nog niet is verwerkt door de apotheek, kan niet worden gewijzigd. Bij deze regels is geen pennetje zichtbaar. Zodra de apotheker de wijzigingen heeft verwerkt, kunnen er opnieuw wijzigingen worden aangebracht via nCare.

Hoe kan ik wijzigingen in medicatie vooruit plannen?

Je kunt een geneesmiddel wijzigen door op het pennetje te klikken in het medicatieoverzicht bij de te wijzigen medicatie. In het toedienschema kun je een startdatum kiezen. Je kunt hier een startdatum in de toekomst invoeren door op de kalender naast de datum te klikken en een toekomstige datum te kiezen. De datum die wordt gekozen, is de datum waarop de wijziging ingaat. Op de gekozen datum stopt dus het huidige voorschrift en start het gewijzigde voorschrift.

Hoe kan ik medicatievoorschriften vooruit plannen?

Bij het aanmaken van het toedienschema kies je een startdatum. Deze startdatum staat automatisch op de datum waarop het voorschrift wordt aangemaakt. Je kunt hier een startdatum in de toekomst invoeren door op de kalender naast de datum te klikken en een toekomstige datum te kiezen.

Hoe kan ik controleren of het nieuwe voorschrift direct in de nCare app staat om afgetekend te worden?

Wanneer bij het aanmaken van het recept een vinkje is gezet bij ‘Direct starten met toedienen’, staat het medicijn direct op de toedienlijst om afgetekend te worden. Je kunt dit controleren door op het tabblad Toedieningen te klikken. Vervolgens kijk je of op/vanaf de huidige dag de ingeplande aantallen staan ingevuld in het grijs. Als dit het geval is, is de toediening ook zichtbaar in de nCare app.

Houd er rekening mee dat toedieningen in het verleden niet zichtbaar zijn. Dus als om 12:00 uur een nieuw recept wordt gemaakt voor een geneesmiddel dat om 08:00 uur gegeven moet worden, staat die toediening vandaag niet op de toedienlijst. De eerste toediening is dan morgenochtend om 08:00 uur.

Hoe kan ik een voorschrift direct starten, zodat het geneesmiddel direct kan worden afgetekend?

Het is mogelijk om het geneesmiddel uit het nieuwe voorschrift direct op de toedienlijst in nCare te zetten, zonder dat het eerst verwerkt hoeft te worden door de apotheek. Er kan dan direct worden gestart met de toediening.

In het scherm van het toedienschema staat rechtsboven in beeld: Direct starten met toedienen. Als dit wordt aangevinkt, komt het geneesmiddel direct op de toedienlijst te staan zodat het kan worden afgetekend.

In het medicatieoverzicht wordt een groen icoontje getoond bij de medicatieregel. Dit betekent: ‘Gestarte toediening nog niet geaccordeerd door apotheek’. De toedieningen zijn dus gestart, maar het voorschrift moet nog worden verwerkt door de apotheek. Zodra dit icoon is verdwenen heeft de apotheek het recept verwerkt.

Hoe maak ik een opbouwschema of een afbouwschema?

Bij het aanmaken van het toedienschema voer je een startdatum in, de frequentie en de toe te dienen aantallen per rondetijd.

Om een opbouw- of afbouwschema in te voeren, moet er eerst een einddatum worden ingevoerd in de bovenste regel. Zodra de einddatum is ingevoerd kan er op het plusje worden geklikt om een nieuwe regel aan het doseerschema toe te voegen. In deze nieuwe doseerregel kan een hoger of lager aantal per rondetijd worden ingevoerd. Als ook hier een einddatum wordt ingevoerd, kan er opnieuw op het plusje worden geklikt om een extra regel aan te maken.

 

Hét digitale toedienregistratiesysteem voor optimale medicatieveiligheid

Download brochure

Oriënteren op de het juiste EVS- en toedienregistratiesysteem doe je vast niet dagelijks. Daarom kan het zijn dat we telefonisch contact met je opnemen om jouw wensen door te nemen.

    Verstuurd!

    De brochure wordt naar je mailadres verstuurd.

    Verstuur opnieuw