Veelgestelde vragen

Heb je een vraag over NCare?

Misschien is jouw vraag vaker gesteld. Kijk daarom eerst of het antwoord op jouw vraag tussen de veelgestelde vragen staat.
Staat jouw het antwoord op jouw vraag er niet tussen? Stel de vraag dan op het klantportaal, wij nemen jouw vraag dan zo spoedig mogelijk in behandeling.

 

  • Veelvoorkomende foutmeldingen
  • Er is iets fout gegaan. Deze gebruiker is geblokkeerd

    Na vijf keer verkeerd invoeren van het wachtwoord wordt een account geblokkeerd.

    Geblokkeerde gebruikers (door wachtwoord of token verkeerd invoeren) worden na 10 minuten automatisch gedeblokkeerd.

    Daarnaast kan een beheerder binnen de organisatie een gebruiker deblokkeren. De beheerder gaat in nCare web naar Instellingen, Gebruikers. Zoek de geblokkeerde gebruiker op en klik op ‘Deblokkeer’ rechtsonder in beeld.

  • Tijdverschil: De tijd die gehanteerd wordt door de server (null) verschilt nogal van de tijd die op deze tablet is ingesteld (datum

    De melding wordt veroorzaakt doordat er geen verbinding is met internet. Het kan ook veroorzaakt worden doordat de app lange tijd actief is geweest.

    Controleer de internetverbinding en/of sluit de app om deze daarna opnieuw te openen.

  • Dubbele controle niet mogelijk: Deze dubbele controle is voorgelegd aan een zorgcentrale
    Als je deze melding krijgt bij het goedkeuren van een dubbele controle, dan betekent dit dat iemand anders de controle al heeft goedgekeurd.
  • Geen organisatie met deze naam gevonden (web). Organisatie niet gevonden (app).

    Ga na of de organisatienaam goed gespeld is en of er geen spaties voor of na de organisatienaam staan.

  • Foutief wachtwoord bij deze gebruiker.

    Controleer of het wachtwoord goed gespeld is. Na vijf keer verkeerd invoeren, wordt het account geblokkeerd. Ben je het wachtwoord vergeten? Klik dan in het inlogscherm op ‘Wachtwoord vergeten’? Dan ontvang je een mail om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Neem contact op met de beheerder binnen de organisatie als er geen mailadres bekend is in nCare.

  • Geen gebruiker met deze loginnaam gevonden.

    Controleer of de gebruikers- en organisatienaam correct zijn ingevuld. Ga bij een nieuwe gebruiker na of er wellicht een spatie voor of na de gebruikersnaam en/of het wachtwoord staat.
    Blijft deze melding verschijnen? Mogelijk is er geen rol aan je account toegekend. Vraag je beheerder dit te controleren en zo nodig een rol toe te kennen.

  • Loginnaam, wachtwoord niet correct of er is geen enkele rol gedefinieerd (web).

    Controleer of de gebruikersnaam en het wachtwoord correct zijn ingevuld. Ga na of er een spatie voor of na de gebruikersnaam en/of het wachtwoord staat. Mogelijk is er geen rol aan je account toegekend. Vraag je beheerder dit te controleren en zo nodig een rol toe te kennen.

  • Cliënten
  • Toestemming digitaal verstrekken medicatiegegevens

    De apotheek en zorgorganisatie zijn samen verantwoordelijk voor het afstemmen wie de toestemming per cliënt regelt voor het digitaal verstrekken van medicatiegegevens. Dit is verplicht per cliënt.

  • Wanneer moet ik een cliënt verhuizen in nCare en wanneer moet ik een cliënt blokkeren?

    Een cliënt die binnen de organisatie naar een andere locatie, afdeling of wijk verhuist, kan door middel van de knop Verhuizen in nCare verhuisd worden. Een cliënt die naar een andere zorgorganisatie verhuist, moet geblokkeerd worden. Bij de andere organisatie moet de cliënt als nieuwe cliënt toegevoegd worden.

  • Ik wil een cliënt toevoegen, maar ik krijg de melding ‘Patiënt met deze BSN is al opgenomen in nCare’

    Deze cliënt bestaat al binnen jouw organisatie. Een cliënt kan maar één keer binnen een bepaalde organisatie in nCare voorkomen. Zoek op jouw locatie op de naam van de cliënt en zet hierbij het vinkje bij ‘Toon geblokkeerde cliënten’ aan. Kun je de cliënt niet vinden? Neem dan contact op met een andere locatie binnen jouw organisatie waar de cliënt mogelijk eerder gewoond heeft. Zij moeten de cliënt verhuizen naar de juiste locatie, waarna jij op jouw locatie kunt aftekenen.

  • Alle cliënten zijn weg bij Toedienen in de nCare app.

    Apotheken verzenden voor enkele weken aan medicatie informatie naar nCare. Ze kunnen de medicatie van elke cliënt elke dag automatisch bijwerken, maar dat is (nog) niet bij alle apotheken het geval. Wanneer een apotheek een cliënt te lang niet heeft bijgewerkt, is er geen informatie over de medicatie van de cliënt meer bekend in nCare. Neem contact op met de apotheek en vraag of zij de cliënt willen bijwerken. Daarna kun je weer aftekenen in nCare.
    Je kunt controleren wanneer je cliënt voor het laatst is bijgewerkt in de webomgeving van nCare. Zoek de cliënt op en kijk op het tabblad Algemeen. Achter ‘Wijziging vanuit AIS’ vind je de laatste bijwerkdatum + tijd.

  • Een cliënt is bij ons uit zorg gegaan, hoe verwerk ik dat in nCare?

    Zoek de cliënt op in nCare. In de app vind je Blokkeren in het dossier van de cliënt. In web vind je de knop rechtsonder in beeld. Als je daarop klikt, kan je de reden selecteren.
    Door deze actie is de cliënt niet meer zichtbaar in nCare, tenzij de filter voor tonen geblokkeerde cliënten actief is. De apotheek krijgt een bericht vanuit nCare dat deze cliënt geblokkeerd is.

  • Ik kan een cliënt niet vinden.

    Ga naar de web omgeving van nCare en log hier in. Ga naar het tabblad ‘Cliënten’ en selecteer de afdeling van de cliënt die je zoekt. Zet een vinkje bij ‘Geblokkeerde cliënten tonen’ en controleer of de cliënt nu wel zichtbaar wordt. Controleer ook de afdeling ‘_nog toe te kennen aan afdeling/wijk’.

  • Ik wil een cliënt toevoegen, maar het BSN nummer is niet juist/de knop COV controle licht niet op.

    Het BSN moet uit 9 cijfers bestaan. Zijn het er 8? Plaats dan een ‘0’ voor het BSN en klik dan op COV controle.

  • Gebruikers
  • Moet het BIG registratienummer ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Moet de AGB-code ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

    Ja, de AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Moet het vinkje bij ‘gediplomeerd voorschrijver’ aangezet worden in het account van een voorschrijver?

    Als dit vinkje aanstaat, komt er op het edifactbericht (het voorschrift) dat vanuit nCare naar de apotheek wordt verzonden ‘Voorschrijver’ te staan. Als dit vinkje niet aan staat, staat er ‘NIET voorschrijver’ op het recept. In dat laatste geval weet de apotheek dat het geen formeel voorschrift is, afkomstig van een niet-voorschrijver. Het vinkje kan worden aangezet in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Wat betekent de knop Activeren bij een gebruikersaccount?

    De knop Activeren zie je als een gebruiker op dit moment niet actief is doordat de einddatum is verstreken, of als een gebruiker is geïmporteerd vanuit een ECD. Wanneer er op deze knop wordt gedrukt, gaat er een mail met de gebruikersnaam naar de gebruiker en wordt de einddatum verwijderd. De startdatum van het account wijzigt op dat moment automatisch naar de huidige datum.

  • Hoe maak ik een nieuw account aan voor een nCare gebruiker?

    Komt er een nieuwe collega? Dan moet er ook een nieuw nCare account worden aangemaakt. Je kunt dit alleen als je hier de juiste rechten voor hebt in nCare. Je hebt het recht ‘gebruikers bewerken’ hiervoor nodig.

    Je voegt als volgt een gebruiker toe:

    • Ga naar nCare Web
    • Klik op Instellingen.
    • Ga naar het tabblad Gebruikers en klik dan op Toevoegen.
    • Voer de persoonsgegevens in.
      • De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste.
      • Vul bij verzorgenden met het recht om te bestellen een fictieve ABG-code van 8 cijfers in: 00000000.
    • Vink ‘Is gediplomeerd voorschrijver’ aan als je een voorschrijver of verpleegkundig specialist toevoegt. Als dit vinkje niet aanstaat kan de voorschrijver geen medicatie voorschrijven.
    • Voer altijd ‘Start toegang’ in door op de kalender en klok te klikken. Als de datum waarop de medewerker uit dienst gaat al bekend is, voer je die datum in bij ‘Eind toegang’. Als je de einddatum niet invult, blijft de gebruiker in nCare actief totdat dit handmatig gewijzigd wordt.
    • Op het tabblad Rollen geef je de nieuwe gebruiker toegang tot een locatie door te kiezen voor ‘Toevoegen’. Als standaardafdeling vul je de afdeling in waar de gebruiker over het algemeen werkt. Deze afdeling wordt standaard als eerste getoond bij het inloggen op de tablet.
    • Ken de nieuwe gebruiker een rol toe. Bijvoorbeeld Verzorgende / verpleegkundige. Het is ook mogelijk om een gebruiker meerdere rollen toe te kennen. Bijvoorbeeld Beheerder en Verzorgende / verpleegkundige.
    • Klik dan op Opslaan.
  • Waarom komt een nieuwe gebruiker bij het inloggen in app niet verder bij het ophalen van gegevens?

    Mogelijk heeft de gebruiker geen rol. Dit kan een nCare beheerder instellen in nCare web bij: Instellingen > Gebruikers.
    Zoek de gebruiker en ga naar het tabblad ‘Rollen’. Druk op de knop ‘Toevoegen’, selecteer een locatie en vink één of meerder rollen aan. Druk op ‘Opslaan’.

  • Hoe deblokkeer ik een geblokkeerde gebruiker?

    Na vijf keer verkeerd invoeren van het wachtwoord wordt een account geblokkeerd.

    Geblokkeerde gebruikers (door wachtwoord of token verkeerd invoeren) worden na 10 minuten automatisch gedeblokkeerd.

    Daarnaast kan een beheerder binnen de organisatie een gebruiker deblokkeren. De beheerder gaat in nCare web naar Instellingen, Gebruikers. Zoek de geblokkeerde gebruiker op en klik op ‘Deblokkeer’ rechtsonder in beeld.

  • Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

    Je kunt zelf je wachtwoord wijzigen door op ‘Wachtwoord vergeten?’ te klikken in het inlogscherm.

    Als je je wachtwoord nog weet, kan je inloggen op de webomgeving van nCare en rechtsboven op het tandwiel klikken om je wachtwoord te wijzigen.

    Als het niet lukt om zelf je wachtwoord te wijzigen, kun je de beheerder van jouw organisatie vragen dit voor je te doen.
    Het is niet mogelijk om een bestaand wachtwoord te achterhalen als je hem vergeten bent.

     

  • Ik wil een gebruiker verwijderen, waarom kan ik dit niet?

    Je kunt een gebruiker niet verwijderen in verband met de bewaarplicht van medische gegevens. Je kunt een gebruiker alleen verwijderen als diegene nog geen acties heeft gedaan in nCare.

    Je kunt een einddatum in het verleden aan het account toevoegen en eventueel de rollen verwijderen.

  • Ik moet vaak opnieuw inloggen op de nCare app, hoe komt dit?

    De NCare app vergrendelt na een bepaalde periode. De duur van deze periode kan door de beheerder in de NCare web omgeving via de browser worden ingesteld. Als de app vergrendelt, kan je de app door middel van het invullen van je pincode of wachtwoord ontgrendelen en verder gaan waar je gebleven was.

    Als de nCare app je vraagt om opnieuw in te loggen, dan is de app volledig afgesloten en kan je daardoor niet verder gaan waar je gebleven bent. Hiervan kan het besturingssysteem van je telefoon (Android of iOS) de oorzaak van zijn. Op het moment dat het besturingssysteem “besluit” dat de nCare app op een moment niet meer nodig is, dan wordt deze afgesloten en moet je daarom opnieuw inloggen. Ga naar je beheerder om te onderzoeken of dit de oorzaak is.

    Wat daarnaast zou kunnen is dat je zelf de nCare app onbewust opnieuw opstart, door niet via het overzicht van de actieve apps naar nCare terug te keren maar door op het icoon van de app te klikken. Ga naar het overzicht van actieve apps (doorgaans het blokje linksonder van de menu toetsen) en klik daar op nCare.

  • De app vraagt om mijn pincode, waar kan ik die vinden?

    Elke gebruiker krijgt een unieke pincode. Deze pincode vind je door op de nCare web omgeving, rechtsboven in het scherm, op het tandwiel naast je naam te klikken. Klik naast de pincode op de knop ‘Bekijken’. Na het invoeren van je wachtwoord verschijnt je pincode in beeld.

    Het is mogelijk om een nieuwe pincode te laten genereren. Klik daarvoor op de knop ‘Wijzigen’ en klik na het invoeren van het wachtwoord op de knop ‘Reset’. Er verschijnt een nieuwe pincode. Bij nogmaals klikken op ‘Reset’, verschijnt er weer een nieuwe pincode. Na het sluiten van dit scherm, is de pincode opgeslagen. Het is niet mogelijk om een zelfgekozen pincode in te stellen.

  • Kan ik mijn pincode voor de app wijzigen?

    Vanwege veiligheidsoverwegingen is het niet mogelijk om een zelfgekozen pincode in te stellen. Het is wel mogelijk om een nieuwe pincode te laten genereren. De pincode vind je door op de nCare web omgeving, rechtsboven in het scherm, op het tandwiel naast je naam te klikken. Klik naast de pincode op de knop ‘Wijzigen’ en klik na het invoeren van het wachtwoord op de knop ‘Reset’. Er verschijnt een nieuwe pincode. Bij nogmaals klikken op ‘Reset’, verschijnt er weer een nieuwe pincode. Na het sluiten van dit scherm, is de pincode opgeslagen.

  • Beheer: Hoe wijzig ik de automatische uitlogtijd van de app of web omgeving?

    Ga naar Algemeen beheer Organisatie. Onder het tabblad ‘Instellingen’ klik je op ‘Algemeen’. Naast de organisatienaam vind je de knop ‘Wijzigen’. Door hier op te klikken, kun je de automatische uitlogtijd voor de app- en web omgeving wijzigen.

  • Beheer: Hoe voer ik meerdere gebruikers op een makkelijke manier in in nCare?

    Je kunt hiervoor een import doen in NCare. Je hebt hiervoor het bestand ‘Sjabloon import nCare’ nodig.
    Download hier het sjabloon: Download import nCare sjabloon.
    In dit Excel bestand voer je de gegevens van de gebruikers volgens de eisen in, waarna je de gebruikers in één keer in nCare toevoegt. Sla het bestand op als ‘.csv (door komma’s gescheiden waarden bestand)’. Je kunt het bestand nu importeren.

  • Mijn account is geblokkeerd, wat moet ik doen?

    Na vijf keer verkeerd invoeren van het wachtwoord wordt je account geblokkeerd.

    Geblokkeerde gebruikers (door wachtwoord of token verkeerd invoeren) worden na 10 minuten automatisch gedeblokkeerd.

    Daarnaast kan een beheerder binnen de organisatie een gebruiker deblokkeren. De beheerder gaat in nCare web naar Instellingen, Gebruikers. Zoek de geblokkeerde gebruiker op en klik op ‘Deblokkeer’ rechtsonder in beeld.

  • Back-up toedienljsten
  • Beheer: Wij krijgen elke dag een mail met back-up toedienlijsten. Kan ik aanpassen naar welk mailadres deze lijsten worden gestuurd?

    Het is mogelijk om per locatie in te stellen naar welk mailadres deze lijsten worden verzonden. Dit kunnen ook meerdere mailadressen zijn. Dit kan een beheerder als volgt aanpassen:
    1. Log in op nCare web
    2. Klik naast je naam op Aanpassen
    3. Klik op Algemeen Beheer organisatie
    4. Klik op Instellingen, Algemeen
    5. Klik naast ‘Locaties’ op wijzigen en vul bij ‘Mailadres toedieninglijst’ de (extra) mailadressen in. Je kunt deze scheiden door middel van een puntkomma.

  • Beheer: Ik weet het wachtwoord van de back-up toedienlijsten niet meer

    Het is niet mogelijk om het wachtwoord te achterhalen. Als het wachtwoord niet meer bekend is dan kan een beheerder het wachtwoord van de back-up toedienlijsten als volgt aanpassen wijzigen:

    1. Log als beheerder op nCare web.
    2. Kies rechtsboven naast de locatienaam voor (aanpassen).
    3.. Kies voor Algemeen Beheer Organisatie.
    4. Ga naar Instellingen vervolgens Algemeen.
    5. Kies je locatie en druk op Wijzigen.
    6. In dit scherm kan je klikken op Reset bij Wachtwoord mailadres en een nieuw wachtwoord aanmaken.

    Let op: Dit wachtwoord werkt pas na het versturen van de volgende back-up toedienlijst.

  • Nood
  • Hoe werkt de twee factor authenticatie bij het inloggen in het noodportaal?

    Gebruikers loggen in in het noodportaal met de 2 factor authenticatiemethode die de gebruiker ook heeft ingesteld in het nCare account.

    Als er nog geen 2 factormethode is ingesteld in nCare of als er met IP whitelisting wordt ingelogd, wordt de code om in te loggen in het noodportaal automatisch per sms verstuurd. Voorwaarde is dat er een 06 nummer in het nCare account is ingevoerd.

    Heb je een wijziging gedaan in de 2-fa methode of in je accountgegevens in nCare? Dan kan het tot een uur duren voordat deze wijziging is doorgekomen op het noodportaal. De gegevens tussen nCare en het noodportaal worden ieder uur ververst.

     

  • Wat is het noodportaal?

    Het noodportaal is een website noodportaal.ncare.nl waarop kan worden ingelogd met de nCare gegevens. Na het inloggen kunnen de PDF bestanden met de toedienlijsten worden gedownload. In het geval van een storing kun je dus altijd bij deze lijsten, zonder dat je eerst terug moet naar kantoor.

  • Ons internet is uitgevallen waardoor we nCare niet kunnen gebruiken. Wat kunnen we doen?

    Controleer eerst of andere websites en apps nog toegankelijk zijn. Is dit niet het geval? Onderzoek of er op een andere manier verbinding kan worden gemaakt, bijvoorbeeld via een 3G of 4G netwerk. Of via een vaste verbinding op de computer. Dan kan je gebruikmaken van de webomgeving van nCare.
    Als dit niet lukt, print dan de back-up toedienlijsten die dagelijks worden gemaild vanaf een computer waar wel verbinding is. Daarna kan op papier worden afgetekend.
    Ten slotte kun je de aftekenlijsten opvragen bij de apotheek, waarna op papier kan worden afgetekend.

  • De stroom is uitgevallen waardoor we nCare niet kunnen gebruiken. Wat kunnen we doen?

    Vraag intern na of hier een noodprocedure voor is opgesteld binnen je organisatie. Gebruik indien mogelijk een ander apparaat waarop nCare kan worden gebruikt, of print de back-up toedienlijsten die dagelijks worden gemaild vanaf een computer waar wel stroom is. Daarna kan er op papier worden afgetekend. Ook kun je de toedienlijsten bij de apotheek opvragen.

  • Mijn apparaat is kapot waardoor ik nCare niet kan gebruiken, wat kan ik doen?

    Gebruik indien mogelijk een ander apparaat waarop nCare kan worden gebruikt. Bij gebruik van de nCare-app kan bij problemen als alternatief iedere computer/laptop/tablet ingezet worden door de nCare-webomgeving te raadplegen via web.ncare.nl

    Als dit niet lukt, print je de back-up toedienlijsten vanaf een vaste computer, waarna op papier kan worden afgetekend.

  • Er is een storing bij het systeem waarmee we zijn gekoppeld. Wat kunnen we doen?

    Probeer nCare via de nCare-webomgeving te raadplegen. Dit kan op web.ncare.nl.
    Als dit niet lukt, kun je gebruik maken van het noodportaal via noodportaal.ncare.nl.
    Daarnaast is er de optie om de back-up toedienlijsten die dagelijks worden gemaild te printen, waarna op papier kan worden afgetekend.

  • Er is een storing bij de apotheek waardoor er geen actueel medicatieoverzicht is, wat kunnen we doen?

    Vraag binnen je organisatie na welke noodprocedures er in dit geval gelden. Neem contact op met de apotheek om de meest actuele informatie te achterhalen.

  • Er is een storing bij nCare, wat moet ik doen?

    Controleer de status van nCare op status.ncare.nl.

    Je kunt het noodportaal van nCare bereiken via noodportaal.ncare.nl. Log hier in met je nCare gegevens. Na het inloggen kun je de PDF bestanden met de toedienlijsten downloaden, waarna je verder kunt gaan met werken.

    Lukt het niet om in te loggen op het noodportaal? Dan kun je de back-up toedienlijsten gebruiken die dagelijks per mail worden verzonden.

  • Blijven we de back-up toedienlijsten ook nog krijgen per mail naast het noodportaal?

    Ja, naast het noodportaal blijven de back-up toedienlijsten dagelijks per mail verstuurd worden. Het noodportaal is de oplossing voor zorgmedewerkers die onderweg zijn. Als er een storing is in nCare, kunnen zij direct inloggen op het noodportaal en hoeven zij niet terug naar kantoor om de back-up toedienlijsten te printen. Als een zorgmedewerker geen internetverbinding heeft, kan het noodportaal niet bereikt worden. Dan zijn de back-up toedienlijsten de oplossing om toch verder te kunnen met werken.

  • Ik heb een 06 nummer toegevoegd in mijn account, maar het noodportaal geeft aan dat er geen nummer bekend is.

    Het noodportaal haalt de informatie ieder uur vanuit nCare op. Over een uur zijn de wijzigingen zichtbaar in het noodportaal en kun je inloggen met de nieuwe gegevens.

  • Ik heb mijn locatierechten gewijzigd in nCare maar zie dit niet terug in het noodportaal.

    Het noodportaal haalt de informatie ieder uur vanuit nCare op. Over een uur zijn de wijzigingen zichtbaar in het noodportaal en kun je inloggen met de nieuwe gegevens.

  • Authenticatie bij inloggen
  • Beheer: Gedeelde apparaten en vinkje voor 7 dagen onthouden

    De functionaliteit om een apparaat voor 7 dagen te vertrouwen werkt niet op gedeelde apparaten. Bij elke gebruiker die inlogt wordt deze instelling namelijk overschreven.

    Voor gedeelde apparaten die in een intramurale setting worden gebruikt, adviseren wij om Whitelisting te gebruiken.

  • Hoe werkt de twee factor authenticatie bij het inloggen in het noodportaal?

    Gebruikers loggen in in het noodportaal met de 2 factor authenticatiemethode die de gebruiker ook heeft ingesteld in het nCare account.

    Als er nog geen 2 factormethode is ingesteld in nCare of als er met IP whitelisting wordt ingelogd, wordt de code om in te loggen in het noodportaal automatisch per sms verstuurd. Voorwaarde is dat er een 06 nummer in het nCare account is ingevoerd.

    Heb je een wijziging gedaan in de 2-fa methode of in je accountgegevens in nCare? Dan kan het tot een uur duren voordat deze wijziging is doorgekomen op het noodportaal. De gegevens tussen nCare en het noodportaal worden ieder uur ververst.

     

  • Hoe zet ik een nieuw IP-adres op de whitelist?

    IP adressen kan je op de whitelist zetten bij ‘Algemeen Beheer Organisatie’ > ‘Algemeen’ > ‘Wijzigen’.
    Heb je meerdere IP-adressen die je wilt whitelisten? Dan zet je de IP-adressen onder elkaar zonder spaties of (punt)komma’s om ze te scheiden.

  • Beheer: Wat gebeurt er wanneer ik een gekozen methode op organisatieniveau weer uitzet?

    De gebruikers zullen bij de eerste volgende inlog actie weer een nieuwe beschikbare methode moeten kiezen.

  • Beheer: Kan ik een gekozen methode op gebruikersniveau resetten?

    Ja dat kan, ga naar Instellingen > Gebruikers, selecteer de gebruiker en druk op de knop Reset 2FA token. Bij de eerst volgende inlog moet de gebruiker een nieuwe methode kiezen.

  • Wat gebeurt er als ik als gebruiker van methode wil wisselen van code ontvangen?

    Wanneer je hebt gekozen voor code ontvangen via sms en je wilt dit bijvoorbeeld voortaan via mail ontvangen, vraag dan aan je nCare beheerder om jouw 2fa-token te resetten.

  • Hoe kan een gebruiker inloggen als er geen e-mailadres of mobiele nummer ingevuld is in het gebruikersaccount?

    Bij het inloggen krijgt de gebruiker de mogelijkheid dit zelf in te voeren. Wanneer dit gebeurd is kan de gebruiker vervolgens de methode kiezen voor het ontvangen van de code.

  • Beheer: Hoe werkt ‘Whitelisting’?

    Je kunt instellen welke IP-adressen van de organisatie op de whitelist mogen. Wanneer een gebruiker verbonden is met dit IP-adres kan hij/zij inloggen zonder extra code ter authenticatie. De whitelist is dan de authenticatie.

  • Beheer: Werkt ‘Whitelisting’ in combinatie met de andere methodes?

    Ja, je kunt verschillende methodes naast elkaar gebruiken.
    Indien het apparaat niet verbonden is aan een IP-adres op de whitelist, dan gaat de inlogmethode automatisch over naar de andere beschikbare ingestelde methode(s) voor authenticatie.

    We raden aan om meerdere methodes in te stellen, bijvoorbeeld voor het geval de interne verbinding uitvalt of een gebruikers vanuit huis wil inloggen.

  • Beheer: Waar kan ik Algemeen Beheer Organisatie vinden?

    Dit is onderdeel van de webomgeving van nCare, rechtsboven in het scherm zie je Aanpassen staan. Klik hierop en vervolgens op Algemeen Beheer Organisatie en dan op Instellingen, Algemeen.

  • Medicatie bestellen
  • Hoe werkt bestellen in nCare?

    Op ncare.nl/uitleg staat een handleiding over bestellen in nCare. Deze vind je hier: https://ncare.nl/wp-content/uploads/2021/01/Handleiding-Bestellen-in-nCare.pdf

  • Ik heb medicijnen besteld, maar de apotheek ontvangt mijn bestelling niet.

    Mogelijk staat je bestelling nog in de receptenbuffer, te wachten op goedkeuring door een collega. Pas nadat dit heeft plaatsgevonden wordt de bestelling naar de apotheek doorgestuurd.

  • Ik kan niet op ‘Direct bestellen’ klikken.

    Niet alle medewerkers zijn geautoriseerd om bestellingen direct naar de apotheek door te zetten. Deze bestellingen worden eerst in de receptenbuffer geplaatst waarna een collega die daartoe bevoegd is de bestelling accordeert. Binnen elke zorgorganisaties worden aparte afspraken gemaakt over wie direct mag bestellen. De beheerder binnen jouw zorgorganisatie weet welke afspraken hierover zijn gemaakt. Neem contact op met je beheerder om het recht: ‘bestellingen autoriseren’ aan te vragen als je daarvoor in aanmerking komt.

  • We hebben medicatie besteld en dit is ook geleverd. Waarom blijft het bestelmandje groen?

    Het bestelmandje blijft na een bestelling standaard 7 dagen groen, om aan je collega’s aan te geven dat er onlangs medicatie is besteld.
    Of medicatie intussen is geleverd, heeft geen invloed op de kleur van het bestelmandje.

  • BEM status
  • Ik kan de BEM niet aanpassen van een bepaald medicijn.

    Voor een afzonderlijk medicijn uit een baxterzakje is het niet mogelijk om de BEM status aan te passen omdat alle medicijnen in één zakje zitten. Het is alles of niets voor de medicatiezakjes. Indien er een aparte BEM status voor een specifiek medicijn nodig is, zal er met de apotheker overlegd moeten worden om dit medicijn als losse medicatie in nCare in te voeren.

  • Ik wil de BEM status injecteren aanklikken, maar die staat er niet tussen.

    Injecteren valt onder de BEM status.

  • Toedienen en aftekenen
  • Kan ik een batchnummer toevoegen bij een COVID-19 vaccinatie registratie?

    Wij hebben een optimalisatie doorgevoerd door de batchnummers die in omloop zijn via een drop down beschikbaar te stellen. Hierdoor kunnen bij de registratie geen fouten gemaakt worden bij de aanlevering richting het RIVM. Elke maandag wordt deze lijst door CareConnections bijgewerkt in nCare.

  • Hoe werkt de anonieme aanlevering van COVID-19 vaccinaties naar het RIVM?

    De cliënt heeft de mogelijkheid om aan te geven of de registratie van het de COVID-19 vaccinatie gedeeld mag worden met het RIVM. Als de cliënt dit niet wil is het mogelijk om aan te geven dat de data niet gedeeld mag worden met het RIVM. Om de vaccinatiegraad te kunnen meten door het RIVM en het ministerie is onder andere aan nCare gevraagd de anonieme aanlevering te ondersteunen.

  • Wat betekenen de kleuren van de rondetijden?

    Een rondetijd wordt groen als alle medicatie van die ronde is klaargezet, in eigen beheer is of als de planning is ingeschakeld.

    Een rondetijd wordt geel als de medicatie van die rondetijd gedeeltelijk is klaargezet, in eigen beheer is of als de planning is ingeschakeld.

    Een rondetijd is grijs als er niets is klaargezet, niets in eigen beheer is en er geen planning is ingeschakeld.

    Deze kleuren gelden ook al vóór of tijdens de rondetijd. Zo zie je voor de rondetijd al of er nog actie benodigd is voor die rondetijd.

  • De medicatie van een cliënt staat op Eigen Beheer, terwijl de BEM status niet op Eigen Beheer staat. Hoe kan dit?

    Er is mogelijk een planning ingesteld voor deze cliënt. Zoek de cliënt in de webomgeving op en selecteer het tabblad Planning. In een planning wordt aangevinkt voor welke rondetijden de zorg verantwoordelijk is. Op de overige rondetijden heeft de zorg geen verantwoordelijkheid; alle medicatie van die rondetijden krijgt de BEM status Eigen Beheer. Je kunt de planning wijzigen of verwijderen.

  • Hoe zet ik medicatie klaar in nCare en wanneer gebruik ik de functionaliteit Klaarzetten?

    Je kunt medicatie klaarzetten in nCare. Je kunt deze functionaliteit gebruiken als je bijvoorbeeld ‘s avonds de medicatie voor de volgende ochtend klaarzet, of als een cliënt een dag of een paar dagen weggaat (of op vakantie) en je medicatie wil meegeven.

    In nCare web vind je de optie Klaarzetten nadat je op Toedienen en op een cliënt hebt geklikt. In de app vind je het icoon Klaarzetten rechtsboven in het scherm, nadat je op een cliëntnaam hebt getikt. Na het openen van het icoon, kan worden aangegeven tot welke datum en tijd de medicatie moet worden klaargezet. Dit kan tot een week in de toekomst. Na de gewenste selectie wordt alle medicatie tot de geselecteerde rondetijd getoond. In het rood wordt de medicatie getoond waar een dubbele controle voor is vereist. Vink de medicatie aan die moet worden klaargezet en tik op Klaargezet. Let hierbij goed op de rondetijd waarvoor je de medicatie klaarzet.

    Na het klaarzetten worden de toedienknoppen grijs, met daarin het aantal, de tijd en de datum waarop het medicijn is klaargezet. Er hoeft nu niet meer worden afgetekend.

    Wil je het klaarzetten ongedaan maken? Tik dan opnieuw op het icoon Klaarzetten en zet de vinkjes weer uit. Let op: zet alleen de vinkje uit die jij zelf eerder hebt aangezet. Je ziet in dit overzicht alle klaargezette medicatie, ook de medicatie die door je collega’s is klaargezet.

  • Hoe voorkom ik een achterstallige toediening als een cliënt tijdelijk niet in zorg is?

    Je zou een planning kunnen instellen voor de medicatie in zo’n geval. Je kunt daarmee aangeven waar de verantwoordelijkheid voor de toediening van de medicatie ligt. Op de momenten dat ze tijdstippen in de planning zijn aangevinkt, ligt de verantwoordelijkheid bij de zorgorganisatie. Op de tijdstippen die zijn uitgevinkt, ligt de verantwoordelijkheid bij (de mantelzorger van) de cliënt. De planning geldt dan voor alle medicatie in die ronde.

    Ook zou je per toediening gebruik kunnen maken van “klaarzetten”, dan geldt de medicatie al als afgetekend. Dit kan je dan voor een week vooruit instellen.

  • Hoe zorg ik dat medicatie die door een ander is toegediend, is afgetekend in nCare?

    Je zou een planning kunnen instellen voor de medicatie in zo’n geval. Je kunt daarmee aangeven waar de verantwoordelijkheid voor de toediening van de medicatie ligt. Op de momenten dat ze tijdstippen in de planning zijn aangevinkt, ligt de verantwoordelijkheid bij de zorgorganisatie. Op de tijdstippen die zijn uitgevinkt, ligt de verantwoordelijkheid bij (de mantelzorger van) de cliënt. De planning geldt dan voor alle medicatie in die ronde.

    Ook zou je per toediening gebruik kunnen maken van “klaarzetten”, dan geldt de medicatie al als afgetekend. Dit kan je dan voor een week vooruit instellen.

  • Waarom blijft de toedienknop oranje/geel nadat ik heb afgetekend?

    Omdat er een ander aantal is ingevoerd dan was gepland. Dan wordt een toedienknop altijd oranje/geel. Dit is ook het geval indien er geen hoeveelheid is ingepland (dan staat er een vraagteken). De rondetijd wordt wel groen als alle verplichte medicatie is afgetekend.

  • Waarom staat er een vraagteken op de toedienlijst in nCare?

    Een vraagteken geeft aan dat er door de apotheek geen aantallen zijn ingevoerd (zij vullen een X in bij het tijdstip van inname).

    Dit is bijvoorbeeld het geval bij trombosemedicatie (zoals acenocoumarol en fenprocoumon); de hoeveelheid is aangegeven op de lijst van de trombosedienst. Hierop staat de dosering van die dag en in nCare noteert men bij het aftekenen in nCare het exact gegeven aantal.

  • Hoe lang wordt de medicatie informatie bewaard in nCare?

    Op dit moment worden de afgetekende toedieningen en medicatie informatie oneindig lang bewaard, er zit nu geen einddatum op.

    Het zou kunnen dat we dit in de toekomst gaan beperken, bijvoorbeeld in verband met de capaciteit van de opslag. Dan wordt de maximale bewaartermijn 15 jaar.

  • Tot welk moment op de dag kan je een toediening nog aftekenen?

    Je kunt een later gegeven toediening op dezelfde dag nog toevoegen. Ook kan je na 0:00 ‘s nachts nog medicatie voor de dag ervoor aftekenen bij rondes die maximaal 4 uur daarvoor zijn geweest.

    Om de betrouwbaarheid van het systeem te waarborgen, kan dit niet meer als de dag is verstreken. Dan geldt de vergeten registratie als een gemiste toediening.

  • Waarom is de afgetekende medicatie niet zichtbaar op een ander apparaat?

    Het is mogelijk dat de aftekeningen op het apparaat waarop is afgetekend niet zijn verzonden naar de server, doordat er niet gesynchroniseerd is. Op het moment dat er wel gesynchroniseerd kan worden, worden deze alsnog naar de server verzonden en zichtbaar op een ander apparaat.

    Een andere optie is dat de aftekeningen wel zijn verzonden naar de server, maar dat er op het andere apparaat geen informatie kan worden opgehaald.

    Je kunt dit controleren door in de webomgeving te kijken of de aftekeningen zijn geregistreerd. Als dit het geval is, is er wel gesynchroniseerd vanaf het apparaat waarop is afgetekend. Als het niet zichtbaar is in web, zijn de gegevens alleen lokaal op het apparaat opgeslagen en niet gesynchroniseerd.

    Bij het afmelden uit de app, wordt gecontroleerd of alle gegevens zijn verzonden naar de server. Het is dus heel belangrijk om altijd op Afmelden te klikken aan het einde van de dienst.

  • De medicatie van mijn cliënt is verdwenen uit nCare.

    Apotheken verzenden voor enkele weken aan medicatie informatie naar nCare. Ze kunnen de medicatie van elke cliënt elke dag automatisch bijwerken, maar dat is (nog) niet bij alle apotheken het geval. Wanneer een apotheek een cliënt te lang niet heeft bijgewerkt, is er geen informatie over de medicatie van de cliënt meer bekend in nCare. Neem contact op met de apotheek en vraag of zij de cliënt willen bijwerken. Daarna kun je weer aftekenen in nCare.
    Je kunt controleren wanneer je cliënt voor het laatst is bijgewerkt in de webomgeving van nCare. Zoek de cliënt op en kijk op het tabblad Algemeen. Achter ‘Wijziging vanuit AIS’ vind je de laatste bijwerkdatum + tijd.

  • Ik heb per ongeluk voor een verkeerde rondetijd afgetekend. Kan ik deze registratie verwijderen of ongedaan maken?

    Een registratie kan op dezelfde dag nog worden gewijzigd naar 0, maar je kunt de registratie niet verwijderen. Om een registratie terug te zetten naar 0, klik je nogmaals op de toediening die verkeerd is ingevoerd en wijzig je het getal naar 0. Daarbij plaats je een aantekening met de reden voor de wijziging. Geef indien nodig aan de collega door dat er verkeerd is afgetekend. De collega die het medicijn tijdens de betreffende ronde moet toedienen, klikt op de gele knop en voert het juiste aantal opnieuw in. Daarna kleurt de knop weer groen; de juiste toediening is afgetekend.

  • Ik heb per ongeluk een verkeerd aantal afgetekend, kan ik dit ongedaan maken?

    Een registratie kan op dezelfde dag nog worden gewijzigd. Om een registratie te wijzigen, klik je nogmaals op de toediening die verkeerd is ingevoerd en wijzig je het getal naar het gewenste aantal. Daarbij plaats je een aantekening met de reden voor de wijziging.

  • Waarom zie ik bij het toedienen van medicatie een plusje in plaats van een getal?

    Medicatie met een plusje geldt niet als verplichte medicatie; bij zo nodig medicatie staat er altijd een plusje. Als er bij andere medicatie een plusje staat in plaats van een getal, is er geen schema ingevoerd. De apotheek dient een schema toe te voegen aan de medicatie waar een toedienaantal gewenst is.

  • Ik kan niet alle medicatie van mijn cliënt klaarzetten.

    Controleer de BEM status van het medicijn dat je wilt klaarzetten. Medicatie met BEM status op Eigen Beheer kan niet worden klaargezet, omdat de medicatie al in eigen beheer is. Wijzig de BEM status naar de gewenste BEM status en zet het medicijn vervolgens klaar.

  • Ik ben vergeten een medicijn af te tekenen, terwijl ik het wel heb toegediend. Kan ik dit nog wijzigen?

    Je kunt een vergeten registratie op dezelfde dag nog toevoegen. Om de betrouwbaarheid van het systeem te waarborgen, kan dit de werkdag erna niet meer aangepast worden. Dan geldt de vergeten registratie als een gemiste toediening.

  • Stel een medewerker is een toediening (of toedieningen) vergeten. Tot welk moment kunnen deze alsnog worden toegediend?

    Je kunt tot tot 4 uur terug op de volgende dag nog aftekeningen doen/wijzigen. Dit wordt gerekend vanaf het huidige tijdstip. Dus als het 01.00 uur ‘s nachts is, dan kan je nog tot 21.00u de vorige dag aftekenen.

  • Dubbele controle
  • Goedkeuring op de dubbele controle duurt lang

    Wanneer je collega’s druk aan het werk zijn kan het gebeuren dat de goedkeuring op een dubbele controle op zich laat wachten.

    nCare heeft een koppeling met ZCN. Zij controleren 24/7 alle dubbele controles die binnen komen binnen 2 minuten.

    Hier kan je meer lezen over deze koppeling of stuur een wens in via het klantenportaal.

  • Wat is de bron van de medicatielijst dubbele controle?

    Een bron van nCare is (naast de apotheek) de landelijke G Standaard, deze wordt iedere maand geüpdatet in nCare. Het Geneesmiddel Informatie Centrum van de KNMP is verantwoordelijk voor de farmaceutische gegevens in de G-Standaard. Het KNMP heeft een dubbel te controleren medicatielijst gepubliceerd, die kun je hier vinden: https://www.knmp.nl/downloads/dubbel-te-controleren-lijst-juli2019.pdf/view

    nCare is ontwikkeld op basis van de Veilige Principes in de medicatieketen, horend bij de lijst van het KNMP.

  • Ik ontvang geen dubbele controle notificaties op mijn apparaat.

    Wanneer je geen dubbele controle notificaties ontvangt kan dat een aantal redenen hebben. Het kan zijn dat je de nCare app geen toestemming hebt gegeven voor ‘berichten’ tijdens de installatie, dit kun je inschakelen bij de instellingen van jouw apparaat.
    Daarnaast is het mogelijk om in het menu in nCare app je beschikbaarheid voor dubbele controle in of uit te schakelen.

    Notificaties worden alleen gestuurd naar het apparaat waar je als laatst bent ingelogd in de nCare app.

  • Hoe kan ik iemand alleen dubbele controle rechten geven voor een specifieke afdeling/wijk?

    Het mogelijk om een gebruiker van een ander team rechten te verlenen tot het uitvoeren van dubbele controles voor een andere locatie en/of andere afdeling/wijk.

    Wat moet een nCare beheerder hiervoor instellen:
    1. Binnen nCare maak je een aparte rol aan voor alleen dubbele controles.
    2. In nCare ga je vervolgens naar de gebruiker(s) van het andere team.
    3. Je klikt op het tabblad ‘Rollen’ en drukt op de knop ‘Toevoegen’.
    4. Kies de locatie en de rol voor de dubbele controle.
    5. Ga binnen hetzelfde venster naar ‘instellingen afdeling/wijk’ en selecteer de afdeling/wijk. (De gebruiker krijgt op deze manier alleen de dubbele controles door van die afdeling/wijk.
)
    6. Druk op ‘Opslaan’.

    Deze gebruiker dient nog wel opnieuw aan te melden in de app om de wijzigingen in rechten in de app te zien en de dubbele controle te ontvangen.

  • Waarom wordt er voor een risicovol medicijn niet om een dubbele controle gevraagd door nCare?

    Controleer of het medicijn in de baxter zit. Is dat het geval? Dan heeft de eerste controle al plaatsgevonden bij het vullen van de baxter. De tweede controle doe jij, bij het toedienen van de medicatie.

    Gaat het niet om een baxtermedicijn? Controleer dan in de webomgeving van nCare, bij Instellingen, Medicatielijst Dubbele Controle, of het vinkje bij het betreffende medicijn aanstaat.

  • Wat betekent het als een dubbele controle de status ‘Vervallen’ heeft?

    Een dubbele controle bestaat uit een aantal stappen.

    1. De dubbele controle wordt aangevraagd
    2. De dubbele controle word goed- of afgekeurd
    3. Na ontvangst goedkeuring, krijg je als aanvrager in beeld: Nu toedienen of Annuleren. Als je op Annuleren klikt, kan je de Toediening annuleren of Scherm verlaten. Als je op Toediening annuleren klikt, krijgt de aanvraag de status: Geannuleerd. Als je op Scherm verlaten klikt, moet de toediening nog worden afgetekend.

    Als het aftekenen niet binnen 2 uur wordt uitgevoerd, vervalt de toediening. Daarom zie je als status ‘Vervallen’ staan bij Dubbele controles, Geschiedenis in de webomgeving.

  • Autorisatie opschalen (in beta)
  • Kunnen alle gebruikers deze functionaliteit gebruiken?

    Ja dit is voor alle gebruikers beschikbaar.

  • Hoe lang is de tijdelijk autorisatie geldig?

    De tijdelijke autorisatie is 10 uur geldig vanaf het moment van aanvraag.

  • Wat gebeurt er wanneer de geldigheid van de autorisatie afloopt terwijl ik aan het werk ben?

    Dan kom je terug in het locatie keuze scherm.

  • Welke rechten en rollen heb ik op de tijdelijke locatie?

    Alle rechten en rollen die je op je gebruikersaccount had op het moment van aanvragen, heb je ook op de nieuwe tijdelijke locatie op een aantal uitzonderingen na:

      • De rechten die te maken hebben met beheer worden niet meegenomen in de tijdelijke autorisatie.
        • Recht gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen
        • Recht rollen aanmaken, wijzigen en verwijderen
        • Recht exporten importeren gebruikers
  • Op welk niveau vraag je tijdelijk meer autorisatie aan?

    Dit gebeurt op locatie niveau. Je wordt dus voor de hele locatie geautoriseerd.

  • Kun je autorisatie ook verhogen voor de nCare app?

    Nee, de extra autorisaties die je aanvraagt zullen alleen in nCare web beschikbaar zijn. De app kan namelijk ook offline gebruikt worden, waardoor cliëntgegevens en medicatie dan langer dan 10 uur te raadplegen zouden zijn.

  • Hoe zet ik deze functionaliteit aan?

    Deze functionaliteit zit nu in de beta fase wat inhoudt dat er nu eerst in productie een paar klanten dit kunnen testen.

    Wanneer alles akkoord is bevonden wordt de functionaliteit voor iedereen beschikbaar gesteld als een vaste functionaliteit binnen nCare.

    Wil jij mee testen met je organisatie? Stuur je verzoek in via het klantenportaal.

  • Beheren
  • Overzicht van alle gebruikers per rol in nCare

    Klik op een rol aan de linkerkant van het scherm en dan op Gebruikers.
    Er verschijnt een scherm waarin je alle namen van de gebruikers kunt zien die bijvoorbeeld de rol van apotheker hebben.

  • Rollen en rechten toevoegen/bewerken

    Alles wat je ziet, kan en mag in nCare wordt bepaald door de rechten die jouw account heeft in nCare.

    In het onderdeel Rollen in het tabblad Instellingen zie je de gebruikersrollen die door nCare standaard aangemaakt zijn. Hierbij gaat het om de rollen:

      • Apotheker
      • Beheerder
      • Verpleegkundig specialist
      • Verplegende/verzorgende
      • Voorschrijver

    Daarnaast kan je zelf een nieuwe rol aanmaken waaraan je verschillende rechten kunt koppelen. Bijvoorbeeld de rol helpende voor personeel dat niet mag toedienen maar wel de dubbele controle mag doen. Alleen gebruikers met het recht op aanpassen en toewijzen van rollen kan deze handelingen uitvoeren.

    Rollen toevoegen

      •  Klik op het tabblad Instellingen >Rollen en dan op Toevoegen.
      • Er verschijnt een scherm waarin je aangeeft of je een lege rol wilt aanmaken of dat je een kopie wilt maken van een bestaande rol.
      • Je ziet een scherm waarin je de rechten kunt kiezen die je aan deze rol wilt toevoegen.
        Als je de keuze hebt gemaakt om een lege rol aan te maken voer je een naam voor de rol in.
        Als je de keuze hebt gemaakt om een kopie te maken van een bestaande rol zie je dat de naam van de rol al ingevuld is.
      • Zet een vinkje bij de rechten die je aan de rol wilt toevoegen. Klik dan op Opslaan. Je kunt ervoor kiezen rollen te Wijzigen of Verwijderen.
  • Algemeen Beheer Organisatie is niet zichtbaar voor mij, terwijl ik beheerder ben. Hoe komt dat?
    Als je een rol met Algemeen Beheer Organisatie rechten hebt dan werkt dit alleen als je deze rol op ‘alle locaties’ hebt. Met autorisatie op alle locaties kun je de instellingen van Algemeen Beheer Organisatie inzien en wijzigen.
  • Moet het BIG registratienummer ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Moet de AGB-code ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

    Ja, de AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Moet het vinkje bij ‘gediplomeerd voorschrijver’ aangezet worden in het account van een voorschrijver?

    Als dit vinkje aanstaat, komt er op het edifactbericht (het voorschrift) dat vanuit nCare naar de apotheek wordt verzonden ‘Voorschrijver’ te staan. Als dit vinkje niet aan staat, staat er ‘NIET voorschrijver’ op het recept. In dat laatste geval weet de apotheek dat het geen formeel voorschrift is, afkomstig van een niet-voorschrijver. Het vinkje kan worden aangezet in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Wat betekent de knop Activeren bij een gebruikersaccount?

    De knop Activeren zie je als een gebruiker op dit moment niet actief is doordat de einddatum is verstreken, of als een gebruiker is geïmporteerd vanuit een ECD. Wanneer er op deze knop wordt gedrukt, gaat er een mail met de gebruikersnaam naar de gebruiker en wordt de einddatum verwijderd. De startdatum van het account wijzigt op dat moment automatisch naar de huidige datum.

  • Hoe maak ik een nieuw account aan voor een nCare gebruiker?

    Komt er een nieuwe collega? Dan moet er ook een nieuw nCare account worden aangemaakt. Je kunt dit alleen als je hier de juiste rechten voor hebt in nCare. Je hebt het recht ‘gebruikers bewerken’ hiervoor nodig.

    Je voegt als volgt een gebruiker toe:

    • Ga naar nCare Web
    • Klik op Instellingen.
    • Ga naar het tabblad Gebruikers en klik dan op Toevoegen.
    • Voer de persoonsgegevens in.
      • De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste.
      • Vul bij verzorgenden met het recht om te bestellen een fictieve ABG-code van 8 cijfers in: 00000000.
    • Vink ‘Is gediplomeerd voorschrijver’ aan als je een voorschrijver of verpleegkundig specialist toevoegt. Als dit vinkje niet aanstaat kan de voorschrijver geen medicatie voorschrijven.
    • Voer altijd ‘Start toegang’ in door op de kalender en klok te klikken. Als de datum waarop de medewerker uit dienst gaat al bekend is, voer je die datum in bij ‘Eind toegang’. Als je de einddatum niet invult, blijft de gebruiker in nCare actief totdat dit handmatig gewijzigd wordt.
    • Op het tabblad Rollen geef je de nieuwe gebruiker toegang tot een locatie door te kiezen voor ‘Toevoegen’. Als standaardafdeling vul je de afdeling in waar de gebruiker over het algemeen werkt. Deze afdeling wordt standaard als eerste getoond bij het inloggen op de tablet.
    • Ken de nieuwe gebruiker een rol toe. Bijvoorbeeld Verzorgende / verpleegkundige. Het is ook mogelijk om een gebruiker meerdere rollen toe te kennen. Bijvoorbeeld Beheerder en Verzorgende / verpleegkundige.
    • Klik dan op Opslaan.
  • Wat betekent Niet Geïmporteerde cliënten in de monitor op de homepagina in de webomgeving?

    Onder niet geïmporteerde cliënten staan de cliënten die niet zijn bijgewerkt door de apotheek. Cliënten dienen elke dag automatisch te worden bijgewerkt door de apotheek. Dat betekent dat de apotheek elke dag de medicatie informatie en toedienschema’s naar nCare verzendt. Als dit te lang niet gebeurt, is de informatie in nCare niet meer actueel en bestaat er een kans dat er toedieningen missen in nCare. Als je in de monitor, onder Niet Geïmporteerde cliënten op de naam van een cliënt klikt, wordt rechts in beeld het aantal dagen getoond dat de cliënt niet is bijgewerkt. Om dit op te lossen dient er contact te worden opgenomen met de apotheek, om te vragen of zij de cliënt(en) kunnen bijwerken.

  • Waarom komt een nieuwe gebruiker bij het inloggen in app niet verder bij het ophalen van gegevens?

    Mogelijk heeft de gebruiker geen rol. Dit kan een nCare beheerder instellen in nCare web bij: Instellingen > Gebruikers.
    Zoek de gebruiker en ga naar het tabblad ‘Rollen’. Druk op de knop ‘Toevoegen’, selecteer een locatie en vink één of meerder rollen aan. Druk op ‘Opslaan’.

  • Hoe zet ik een nieuw IP-adres op de whitelist?

    IP adressen kan je op de whitelist zetten bij ‘Algemeen Beheer Organisatie’ > ‘Algemeen’ > ‘Wijzigen’.
    Heb je meerdere IP-adressen die je wilt whitelisten? Dan zet je de IP-adressen onder elkaar zonder spaties of (punt)komma’s om ze te scheiden.

  • Hoe deblokkeer ik een geblokkeerde gebruiker?

    Na vijf keer verkeerd invoeren van het wachtwoord wordt een account geblokkeerd.

    Geblokkeerde gebruikers (door wachtwoord of token verkeerd invoeren) worden na 10 minuten automatisch gedeblokkeerd.

    Daarnaast kan een beheerder binnen de organisatie een gebruiker deblokkeren. De beheerder gaat in nCare web naar Instellingen, Gebruikers. Zoek de geblokkeerde gebruiker op en klik op ‘Deblokkeer’ rechtsonder in beeld.

  • Waar kan ik inloggen op de webomgeving van nCare?

    Je kunt inloggen via web.ncare.nl. Ook kun je op de website van nCare naar de webomgeving gaan via de knop rechtsboven in het scherm.

  • Kan er in de rol van de voorschrijver ook een recht toegevoegd worden om een recept klaar te zetten, zodat vervolgens dit recept nog door een arts goedgekeurd wordt?

    Ja, dat kan. Er zijn 2 rechten rondom dit onderwerp:
    – Medicatie voorschrijven (recepten): Met dit recht kunt u medicatie voor een cliënt voorschrijven; alleen indien u ook het recht hebt om een recept te autoriseren zal het direct worden verwerkt.

    – Recepten autoriseren: Met dit recht kunt u een recept door een andere gebruiker gemaakt autoriseren. Heeft u dit recht dan kunt u ook zelf een recept voorschrijven.

    Je kunt dus een extra voorschrijversrol aanmaken, waarin het eerste recht wel staat aangevinkt en het tweede recht niet.

  • Hoe stel ik een voorkeurslijst met huisartsen in?

    Je kunt huisartsen eenmalig toevoegen in de voorkeurslijst. Ga in de webomgeving naar Instellingen, Huisartsen. (zie bijgevoegde afbeelding) Klik op het filter naast de naam om de veelvoorkomende huisartsen van jullie team toe te voegen. Vervolgens kun je bij de cliënt een huisarts selecteren uit deze voorkeurslijst.

  • Mijn account is geblokkeerd, wat moet ik doen?

    Na vijf keer verkeerd invoeren van het wachtwoord wordt je account geblokkeerd.

    Geblokkeerde gebruikers (door wachtwoord of token verkeerd invoeren) worden na 10 minuten automatisch gedeblokkeerd.

    Daarnaast kan een beheerder binnen de organisatie een gebruiker deblokkeren. De beheerder gaat in nCare web naar Instellingen, Gebruikers. Zoek de geblokkeerde gebruiker op en klik op ‘Deblokkeer’ rechtsonder in beeld.

  • Hulpmiddelen
  • Waarom deze functionaliteit?

    Steeds meer zorgverzekeraars, waaronder het Zilveren Kruis, veranderen vanaf 2021 hun beleid voor de uitgifte van medische hulpmiddelen. Ze willen alleen nog leveren via landelijke hulpmiddelenleveranciers. Om als individuele apotheker toch de relatie met de cliënt te behouden, routeert NCare via de app de bestelling naar de hulpmiddelenleverancier. Voor het gevoel van de cliënt verandert er dus niets.

    De eerste focus ligt nu op Zilveren Kruis.

  • Versie van de app

    Voor Android: versie 2.8.1.22246 of hoger

    Voor iOS: versie 1.11.5 of hoger

  • 100% onafhankelijk

    nCare is onafhankelijk en heeft de eerste stap gezet met de hulpmiddelenleverancier wat betreft het bestellen van hulpmiddelen vanuit nCare. nCare is ook met andere partijen in gesprek.

  • Alleen voor zorgverzekeringswet (zvw)

    Deze oplossing is gericht op de zorgverzekeringswet. Voor de Wet Langdurige Zorg (WLZ) is het al mogelijk om hulpmiddelen te bestellen via ‘zo nodig’ medicatie op de toedienlijst.

  • Wat moet de zorgorganisatie doen

    De zorgorganisatie hoeft alleen te zorgen dat de laatste versie van de nCare app (Android en iOS) gebruikt wordt.

  • Hoe zit het met andere verzekeraars?

    De eerste focus is gericht op de Zilveren Kruis-verzekerden in de thuiszorg. Overige verzekeraars komen mogelijk later.

  • Welke producten kunnen er worden besteld?

    De hulpmiddelenleverancier levert producten in de volgende categorieën: Incontinentie Absorberend, Incontinentie Afvoerend, Diabetes, Wondverzorging. De producten kunnen gescand worden, mits de barcode bekend is in de G-Standaard, uitgegeven door Z-Index.

  • Werkt de koppeling met de hulpmiddelenleverancier ook als het hulpmiddel op de ‘zo nodig’ lijst staat?

    Het bestellen voor Zilveren Kruis patiënten van hulpmiddelen gaat in nCare via de scanfunctionaliteit. Voor NIET Zilveren Kruis patiënten adviseren wij om de hulpmiddelen toe te voegen aan de ‘zo nodig’ medicatie in nCare. Op basis hiervan wordt bij een bestelling een Edifact verstuurd naar de buffer van het apotheek informatiesysteem.

  • Hoe veilig is deze oplossing?

    nCare werkt op basis van de laatste stand van de techniek en laat jaarlijks externe controles uitvoeren. Ook deze oplossing voldoet aan de laatste stand van de techniek.

  • Hoe wordt het geleverd?

    De apotheek maakt afspraken met de hulpmiddelenleveranciers, deze afspraken bepalen hoe er geleverd wordt.

  • Bij welke cliënten kan ik deze hulpmiddelen bestellen?

    Op dit moment kunnen alleen hulpmiddelen besteld worden voor Zilveren Kruis verzekerden.

  • Als ik scan bij cliënten voor wie dit niet van toepassing is, krijg ik dan een bericht?

    Ja, er zijn twee mogelijke meldingen:

    “Bestellen niet mogelijk: Hulpmiddelen kunnen alleen besteld worden als de betrokken apotheek deze functionaliteit heeft geactiveerd.”

    “Bestellen niet mogelijk Dit product kan niet besteld worden, scan een ander hulpmiddel. Voor vragen neem contact op met de apotheek.”

  • Overig
  • Hoe kan ik de release notes van nCare ontvangen?

    Log in op het klantenportaal van CareConnections

    Ga naar ‘Organisatie’ en scrol naar beneden en klik op ‘mijn persoonsgegevens’

    Klik rechtsboven op ‘aanpassen’

    Je kan nu onder kopje ‘informatie ontvangen over’ aangeven waar je allemaal een mailing van wilt ontvangen.

    Alles ingevuld? Kies dan rechtsonder voor ‘aanpassen’

  • Hoe maak ik een snelkoppeling aan naar de webomgeving van nCare op mijn Chromebook?

    Ga naar ncare.nl. Klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes. Klik onder in het menu op Meer hulpprogramma’s > Snelle link maken. Klik op Maken.

  • Voorschrijven EVS
  • Hoe werkt de receptenbuffer? Is het mogelijk om voorschriften aan te maken die niet direct naar de apotheek worden verzonden?

    De receptenbuffer is een buffer waarin recepten kunnen worden geplaatst voordat deze recepten naar de apotheek worden verzonden. De recepten van een gebruiker met het recht ‘Medicatie voorschrijven (recepten)’ en zonder het recht ‘Recepten autoriseren’ worden automatisch in de receptenbuffer geplaatst. Deze recepten worden dus niet direct naar de apotheek verzonden. Dit kan gewenst zijn voor een arts in opleiding.

    Een gebruiker met het recht ‘Recepten autoriseren’ mag de recepten die door een andere gebruiker zijn gedaan (die dus in de buffer staan) goed- of afkeuren. De recepten die een gebruiker met dit recht aanmaakt worden direct naar de apotheek verzonden.

    Onder het tabblad Recepten bij een cliënt in nCare, is zichtbaar welke recepten nog moeten worden goedgekeurd en welke zijn afgekeurd.

    Via Receptenbuffer kunnen de voorschriften worden goed- of afgekeurd.

    Welke rol en bijbehorende rechten je in nCare hebt, weet de nCare beheerder binnen de organisatie. Deze beheerder kan gebruikers ook extra rechten toekennen indien gewenst.

     

  • Moet het BIG registratienummer ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Moet de AGB-code ingevuld worden in het account van een voorschrijver?

    Ja, de AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Moet het vinkje bij ‘gediplomeerd voorschrijver’ aangezet worden in het account van een voorschrijver?

    Als dit vinkje aanstaat, komt er op het edifactbericht (het voorschrift) dat vanuit nCare naar de apotheek wordt verzonden ‘Voorschrijver’ te staan. Als dit vinkje niet aan staat, staat er ‘NIET voorschrijver’ op het recept. In dat laatste geval weet de apotheek dat het geen formeel voorschrift is, afkomstig van een niet-voorschrijver. Het vinkje kan worden aangezet in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    De AGB-code is voor artsen en verpleegkundig specialisten een vereiste. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

    Vanuit de inspectie is het verplicht dat het BIG registratienummer wordt meegestuurd bij recepten. Het nummer kan worden ingevoerd in het nCare account door de nCare beheerder binnen de organisatie.

  • Hoe zorg ik ervoor dat het geneesmiddel dat ik voorschrijf in de baxter komt? Kan ik baxtermedicatie voorschrijven?

    De medicatie die in nCare wordt voorgeschreven komt in eerste instantie als losse of zo nodig medicatie in nCare te staan. Wanneer de apotheker het recept in het apotheekinformatiesysteem verwerkt, kan de apotheek aangeven dat het in de baxter geleverd moet worden.

    Er kan bijvoorbeeld in het vrije tekst veld genoteerd worden dat het om chronische medicatie gaat. Maak hier zo nodig afspraken over met de betrokken apotheek.

  • Hoe kan ik zelf rondetijden toevoegen in het toedienschema?

    Als er een rondetijd mist in het toedienschema, kan je als voorschrijver zelf een extra rondetijd invoeren. Hiervoor klik je op het wekkertje rechts in beeld. Zodra er een rondetijd is toegevoegd, kan het toedienaantal voor die rondetijd worden ingevoerd.

    Mis je regelmatig rondetijden? De nCare beheerder kan hier standaard rondetijden invoeren per afdeling/wijk. Neem hiervoor contact op met de nCare beheerder binnen de organisatie.

    Als er geen rondetijden in beeld staan in het scherm waar het toedienschema wordt aangemaakt, heeft de nCare beheerder geen rondetijden ingevoerd bij de betreffende afdeling/wijk. Neem contact op met de nCare beheerder binnen de organisatie om rondetijden in te laten voeren.

  • Ik wil een toedienschema aanmaken. Hoe komt het dat er geen rondetijden in beeld staan?

    Als er geen rondetijden in beeld staan in het scherm waar het toedienschema wordt aangemaakt, heeft de nCare beheerder geen rondetijden ingevoerd bij de betreffende afdeling/wijk. Neem contact op met de nCare beheerder binnen de organisatie om rondetijden in te laten voeren.

    Als er een rondetijd mist in het toedienschema, kan je als voorschrijver zelf ook een extra rondetijd invoeren. Hiervoor klik je op het wekkertje rechts in beeld. Zodra er een rondetijd is toegevoegd, kan het toedienaantal voor die rondetijd worden ingevoerd.

  • Hoe vul ik contra-indicaties, intoleranties en allergieën in bij een cliënt?

    De contra-indicaties, intoleranties en allergieën worden niet automatisch ingevuld vanuit het apotheeksysteem. Deze kunnen door een voorschrijver met de juiste autorisatie in nCare worden ingevoerd. Klik hiervoor op het tabblad ‘Dossier’.

    Klik op Toevoegen om een contra-indicatie, intolerantie of allergie in te voeren. Deze gegevens worden getoond bij het aanmaken van een recept en indien van toepassing komt er een waarschuwing vanuit de medicatiebewaking in beeld bij het voorschrijven van een medicijn dat te maken heeft met de contra-indicaties, intoleranties of allergieën van de cliënt.

  • Hoe schrijf ik hulpmiddelen voor, zoals verbandmateriaal, spuiten en handschoenen?

    Veel hulpmiddelen staan niet in de lijst geneesmiddelen. Klik onder deze zoekbalk op ‘kies merknaam (HPK)’. HPK staat voor handelsproductcode. In deze lijst staan de hulpmiddelen zoals verband, spuiten, handschoenen, etc. In deze lijst staan ook de geneesmiddelen van een specifiek merk. Als er een medische noodzaak is voor een bepaalde spécialité vink je ‘medische noodzaak spécialité/merkgeneesmiddel’ aan.

  • oe kan ik controleren of mijn voorschrift al is verwerkt door de apotheek?

    Zodra de apotheker het voorschrift heeft verwerkt, verdwijnt het gele driehoekje of groene icoontje in de stopregel. Het gele icoontje betekent ‘Toediening nog niet geaccordeerd door apotheek’ en het groene icoontje betekent ‘Gestarte toediening nog niet geaccordeerd door apotheek’.

    Daarnaast kun je het tabblad Recepten controleren. Als het voorschrift onder het kopje ‘Verwerkte recepten’ staat, is het recept verwerkt door de apotheek. Als het voorschrift onder het kopje ‘Recepten onderweg’ staat, is het recept wel verzonden maar nog niet verwerkt door de apotheek en is de cliënt nog niet bijgewerkt door de apotheek.

  • Hoe kan ik medicatie stoppen? Hoe kan ik het stoppen ongedaan maken?

    Medicatie kan worden gestopt door op het stopicoon te klikken in de medicatieregel. Er kan op de huidige datum worden gestopt, of er kan een datum in de toekomst worden gekozen als stopdatum. Na het stoppen wordt er 120 seconden gewacht met het verzenden van het stopbericht naar de apotheek. Tijdens deze 120 seconden kan het stopbericht nog geannuleerd worden om het stoppen ongedaan te maken.

    Zolang de apotheek het stopbericht nog niet heeft verwerkt, wordt de stopdatum in het geel getoond in nCare.

  • Waarom kan ik sommige medicatie niet wijzigen?

    Een medicatieregel waar onlangs een wijziging is aangebracht die nog niet is verwerkt door de apotheek, kan niet worden gewijzigd. Bij deze regels is geen pennetje zichtbaar. Zodra de apotheker de wijzigingen heeft verwerkt, kunnen er opnieuw wijzigingen worden aangebracht via nCare.

  • Hoe kan ik wijzigingen in medicatie vooruit plannen?

    Je kunt een geneesmiddel wijzigen door op het pennetje te klikken in het medicatieoverzicht bij de te wijzigen medicatie. In het toedienschema kun je een startdatum kiezen. Je kunt hier een startdatum in de toekomst invoeren door op de kalender naast de datum te klikken en een toekomstige datum te kiezen. De datum die wordt gekozen, is de datum waarop de wijziging ingaat. Op de gekozen datum stopt dus het huidige voorschrift en start het gewijzigde voorschrift.

  • Hoe kan ik medicatievoorschriften vooruit plannen?

    Bij het aanmaken van het toedienschema kies je een startdatum. Deze startdatum staat automatisch op de datum waarop het voorschrift wordt aangemaakt. Je kunt hier een startdatum in de toekomst invoeren door op de kalender naast de datum te klikken en een toekomstige datum te kiezen.

  • Hoe kan ik controleren of het nieuwe voorschrift direct in de nCare app staat om afgetekend te worden?

    Wanneer bij het aanmaken van het recept een vinkje is gezet bij ‘Direct starten met toedienen’, staat het medicijn direct op de toedienlijst om afgetekend te worden. Je kunt dit controleren door op het tabblad Toedieningen te klikken. Vervolgens kijk je of op/vanaf de huidige dag de ingeplande aantallen staan ingevuld in het grijs. Als dit het geval is, is de toediening ook zichtbaar in de nCare app.

    Houd er rekening mee dat toedieningen in het verleden niet zichtbaar zijn. Dus als om 12:00 uur een nieuw recept wordt gemaakt voor een geneesmiddel dat om 08:00 uur gegeven moet worden, staat die toediening vandaag niet op de toedienlijst. De eerste toediening is dan morgenochtend om 08:00 uur.

  • Hoe kan ik een voorschrift direct starten, zodat het geneesmiddel direct kan worden afgetekend?

    Het is mogelijk om het geneesmiddel uit het nieuwe voorschrift direct op de toedienlijst in nCare te zetten, zonder dat het eerst verwerkt hoeft te worden door de apotheek. Er kan dan direct worden gestart met de toediening.

    In het scherm van het toedienschema staat rechtsboven in beeld: Direct starten met toedienen. Als dit wordt aangevinkt, komt het geneesmiddel direct op de toedienlijst te staan zodat het kan worden afgetekend.

    In het medicatieoverzicht wordt een groen icoontje getoond bij de medicatieregel. Dit betekent: ‘Gestarte toediening nog niet geaccordeerd door apotheek’. De toedieningen zijn dus gestart, maar het voorschrift moet nog worden verwerkt door de apotheek. Zodra dit icoon is verdwenen heeft de apotheek het recept verwerkt.

  • Hoe maak ik een opbouwschema of een afbouwschema?

    Bij het aanmaken van het toedienschema voer je een startdatum in, de frequentie en de toe te dienen aantallen per rondetijd.

    Om een opbouw- of afbouwschema in te voeren, moet er eerst een einddatum worden ingevoerd in de bovenste regel. Zodra de einddatum is ingevoerd kan er op het plusje worden geklikt om een nieuwe regel aan het doseerschema toe te voegen. In deze nieuwe doseerregel kan een hoger of lager aantal per rondetijd worden ingevoerd. Als ook hier een einddatum wordt ingevoerd, kan er opnieuw op het plusje worden geklikt om een extra regel aan te maken.

     

  • Hoe komt het dat het geneesmiddel dat ik heb voorgeschreven uit het medicatieoverzicht is verdwenen?

    Apotheken werken met een apotheekinformatiesysteem (AIS). Vanuit dit systeem wordt alle medicatie informatie naar nCare verzonden. Op het moment dat een voorschrijver een recept aanmaakt in nCare, wordt er een bericht naar de apotheek verzonden. Bij de apotheek verschijnt een bericht in de actielijst (in het apotheekportaal van nCare): de apotheker moet het recept verwerken zodat het in het AIS en in nCare komt te staan en zodat het geneesmiddel geleverd zal worden.

    De apotheker moet de volgende dingen doen:

    • Het voorschrift verwerken in het apotheekinformatiesysteem;
    • Het voorschrift afvinken in hun actielijst voor ‘verwerkt’. Hiermee verdwijnt de oorspronkelijke medicatieregel van de voorschrijver uit nCare;
    • De cliënt in nCare bijwerken door de nieuwe informatie vanuit het AIS naar nCare te verzenden. Dan wordt de medicijnregel die de voorschrijver heeft aangemaakt vervangen door de informatie uit het AIS.

    Als de apotheker het recept wel heeft verwerkt in het AIS, maar het voorschrift in de actielijst niet heeft afgevinkt voor ‘verwerkt’ ontstaat er een dubbele regel in nCare (die van de voorschrijver en die van de apotheek).

    Als de apotheker het bericht in de actielijst wel heeft aangevinkt voor ‘verwerkt’ maar het voorschrift niet heeft verwerkt in het AIS, verdwijnt de medicatieregel uit nCare.

  • Hoe komt het dat er dubbele regels van mijn voorschrift in het medicatieoverzicht staan?

    Apotheken werken met een apotheekinformatiesysteem (AIS). Vanuit dit systeem wordt alle medicatie informatie naar nCare verzonden. Op het moment dat een voorschrijver een recept aanmaakt in nCare, wordt er een bericht naar de apotheek verzonden. Bij de apotheek verschijnt een bericht in de actielijst (in het apotheekportaal van nCare): de apotheker moet het recept verwerken zodat het in het AIS en in nCare komt te staan en zodat het geneesmiddel geleverd zal worden.

    De apotheker moet de volgende dingen doen:

    • Het voorschrift verwerken in het apotheekinformatiesysteem;
    • Het voorschrift afvinken in hun actielijst voor ‘verwerkt’. Hiermee verdwijnt de oorspronkelijke medicatieregel van de voorschrijver uit nCare;
    • De cliënt in nCare bijwerken door de nieuwe informatie vanuit het AIS naar nCare te verzenden. Dan wordt de medicijnregel die de voorschrijver heeft aangemaakt vervangen door de informatie uit het AIS.

    Als de apotheker het recept wel heeft verwerkt in het AIS, maar het voorschrift in de actielijst niet heeft afgevinkt voor ‘verwerkt’ ontstaat er een dubbele regel in nCare (die van de voorschrijver en die van de apotheek).

    Als de apotheker het bericht in de actielijst wel heeft aangevinkt voor ‘verwerkt’ maar het voorschrift niet heeft verwerkt in het AIS, verdwijnt de medicatieregel uit nCare.

  • Waarom is het voorschrift dat ik heb aangemaakt, gewijzigd in nCare?

    Apotheken werken met een apotheekinformatiesysteem (AIS). Vanuit dit systeem wordt alle medicatie informatie naar nCare verzonden. Op het moment dat een voorschrijver een recept aanmaakt in nCare, wordt er een bericht naar de apotheek verzonden. Bij de apotheek verschijnt een bericht in de actielijst (in het apotheekportaal van nCare): de apotheker moet het recept verwerken zodat het in het AIS en in nCare komt te staan en zodat het geneesmiddel geleverd zal worden.

    De apotheker moet de volgende dingen doen:

    • Het voorschrift verwerken in het apotheekinformatiesysteem;
    • Het voorschrift afvinken in hun actielijst voor ‘verwerkt’. Hiermee verdwijnt de oorspronkelijke medicatieregel van de voorschrijver uit nCare;
    • De cliënt in nCare bijwerken door de nieuwe informatie vanuit het AIS naar nCare te verzenden. Dan wordt de medicijnregel die de voorschrijver heeft aangemaakt vervangen door de informatie uit het AIS.

    Als de voorschrijver bijvoorbeeld een tablet van 10 mg heeft voorgeschreven, maar de apotheek kan alleen dosering 5 mg leveren, zal de apotheker het recept wijzigen. In het AIS wordt dan 2x5mg als voorschrift verwerkt en dit wordt vervolgens naar nCare verzonden. Het oorspronkelijke voorschrift van de voorschrijver is daardoor gewijzigd.

  • Wat moet de apotheker doen, zodat een nieuw voorschrift wordt verwerkt?

    Apotheken werken met een apotheekinformatiesysteem (AIS). Vanuit dit systeem wordt alle medicatie informatie naar nCare verzonden. Op het moment dat een voorschrijver een recept aanmaakt in nCare, wordt er een bericht naar de apotheek verzonden. Bij de apotheek verschijnt een bericht in de actielijst (in het apotheekportaal van nCare): de apotheker moet het recept verwerken zodat het in het AIS en in nCare komt te staan en zodat het geneesmiddel geleverd zal worden.

    De apotheker moet de volgende dingen doen:

    • Het voorschrift verwerken in het apotheekinformatiesysteem;
    • Het voorschrift afvinken in hun actielijst voor ‘verwerkt’. Hiermee verdwijnt de oorspronkelijke medicatieregel van de voorschrijver uit nCare;
    • De cliënt in nCare bijwerken door de nieuwe informatie vanuit het AIS naar nCare te verzenden. Dan wordt de medicijnregel die de voorschrijver heeft aangemaakt vervangen door de informatie uit het AIS.

    Als de apotheker het recept wel heeft verwerkt in het AIS, maar het voorschrift in de actielijst niet heeft afgevinkt voor ‘verwerkt’ ontstaat er een dubbele regel in nCare (die van de voorschrijver en die van de apotheek).

    Als de apotheker het bericht in de actielijst wel heeft aangevinkt voor ‘verwerkt’ maar het voorschrift niet heeft verwerkt in het AIS, verdwijnt de medicatieregel uit nCare.

  • Ik krijg de melding ‘Ingevoerd schema komt niet overeen met ingevoerde doseercode’. Wat moet ik doen?

    Op basis van de ingevulde dosering genereert nCare automatisch een doseercode. Bij het maken van een toedienschema kunnen andere hoeveelheden worden ingevuld dan in de doseercode is vastgelegd. De doseercode is hier niet beperkend in, maar het veroorzaakt wel een melding ter controle. Je kunt op ‘Ok’ klikken om door te gaan en het voorschrift op te slaan.

  • Rollen en rechten
  • Overzicht van alle gebruikers per rol in nCare

    Klik op een rol aan de linkerkant van het scherm en dan op Gebruikers.
    Er verschijnt een scherm waarin je alle namen van de gebruikers kunt zien die bijvoorbeeld de rol van apotheker hebben.

  • Rollen en rechten toevoegen/bewerken

    Alles wat je ziet, kan en mag in nCare wordt bepaald door de rechten die jouw account heeft in nCare.

    In het onderdeel Rollen in het tabblad Instellingen zie je de gebruikersrollen die door nCare standaard aangemaakt zijn. Hierbij gaat het om de rollen:

      • Apotheker
      • Beheerder
      • Verpleegkundig specialist
      • Verplegende/verzorgende
      • Voorschrijver

    Daarnaast kan je zelf een nieuwe rol aanmaken waaraan je verschillende rechten kunt koppelen. Bijvoorbeeld de rol helpende voor personeel dat niet mag toedienen maar wel de dubbele controle mag doen. Alleen gebruikers met het recht op aanpassen en toewijzen van rollen kan deze handelingen uitvoeren.

    Rollen toevoegen

      •  Klik op het tabblad Instellingen >Rollen en dan op Toevoegen.
      • Er verschijnt een scherm waarin je aangeeft of je een lege rol wilt aanmaken of dat je een kopie wilt maken van een bestaande rol.
      • Je ziet een scherm waarin je de rechten kunt kiezen die je aan deze rol wilt toevoegen.
        Als je de keuze hebt gemaakt om een lege rol aan te maken voer je een naam voor de rol in.
        Als je de keuze hebt gemaakt om een kopie te maken van een bestaande rol zie je dat de naam van de rol al ingevuld is.
      • Zet een vinkje bij de rechten die je aan de rol wilt toevoegen. Klik dan op Opslaan. Je kunt ervoor kiezen rollen te Wijzigen of Verwijderen.
  • Afdelingen/wijken
  • Afdeling/wijk archiveren

    Het is mogelijk om een afdeling of wijk in nCare te archiveren.

    Dit kan je doen via Instellingen > Afdelingen/wijken > Selecteer je afdeling/wijk > Klik op Archiveren

    Voordat je een afdeling/wijk kunt archiveren moet deze aan een paar voorwaarden voldoen:

    • Er mogen geen cliënten meer aanwezig zijn op de afdeling/wijk, ook geen geblokkeerde cliënten
    • Alle kamers moeten gearchiveerd zijn
    • De afdeling/wijk mag niet als standaard bij een apotheek zijn ingesteld
      • Dit kan je controleren door op de locatie van de afdeling/wijk te gaan naar Instellingen > Apotheek > Selecteer apotheek > Druk op wijzigen > Controleer of standaard afdeling gevuld is
  • Afdeling wijzigen naar wijk (of andersom)

    Het is mogelijk om een afdeling met cliënten te wijzigen naar een wijk (of andersom).

    Voorbeeld:
    Wanneer je een afdeling hebt en dit wilt omzetten naar een wijk kan je dit doen door de volgende stappen:

    1. Maak een nieuwe wijk aan via Instellingen > Wijken/afdelingen > Toevoegen
    2. Wanneer je de nieuwe wijk hebt aangemaakt ga je op zelfde pagina naar de afdeling die je wilt omzetten
    3. Klik op de afdeling > klik op de tab Afdelingsnaam import > klik op verplaatsen
    4. Selecteer naar welke wijk je de cliënten wilt verplaatsen en zet een vinkje bij ‘Patiënten mee verplaatsen’ en klik op Verplaatsen als bevestiging.
    5. Alle cliënten (ook de geblokkeerde) staan nu op de nieuwe wijk
  • Kamers toevoegen, wijzigen en bewoners toekennen aan kamers

    Je voegt kamernummers voor een afdeling als volgt toe:

      • Kies aan de linkerkant van het scherm de betreffende afdeling
      • Klik op de Toevoegen, zie afbeelding hieronder.
      • Voer het kamernummer in
      • Klik op opslaan.

    Om een kamernummer te wijzigen selecteer je een kamernummer en klik je op de knop wijzigen.

    In het tabblad “Bewoners zonder kamers” kan je de bewoners toekennen aan een kamer, je ziet hier alleen de bewoners die nog niet aan een kamer gekoppeld zijn.

     

  • Standaard rondetijden toevoegen

    Je voegt standaard rondetijden als volgt toe:

      • Kies aan de linkerkant van het scherm de betreffende afdeling
      • Klik op het klokje met het plusje om een rondetijd toe te voegen
      • Selecteer het tijdstip door op het klokje te klikken
      • Klik op opslaan
      • Deze handeling herhaal je voor alle standaard rondetijden.

    Een rondetijd kun je verwijderen door de betreffende tijd te selecteren vervolgens te klikken op het klokje met het minnetje ernaast. Door deze rondetijden aan te maken kan een voorschrijver bij een nieuw voorschrift snel en gemakkelijk aangeven bij welke ronde de medicatie gegeven kan worden.

     

  • Afdeling/wijk aanmaken

    Je voegt nieuwe afdelingen als volgt toe:

      • Klik op de knop Toevoegen
      • Voer de naam in
      • Geef aan of het een afdeling of wijk betreft
      • Bij Monitoring vink je aan of de betreffende afdeling of wijk alleen toedient of er ook wordt voorgeschreven, besteld en medicatie gestopt. Op basis van deze keuze laat de monitoring zien wat er nog open staat aan acties op de locatie en voor deze afdeling/wijk.
      • Vul adresgegevens en telefoonnummer in
      • Klik op opslaan.
  • Beheer afdelingen/wijken

    Om afdelingen/wijken en gebruikers te beheren ga je naar instellingen, vanaf daar klik je door naar Afdelingen/wijken.

    Bij Afdelingen/Wijken kun je de afdelingen of wijken aanmaken en wijzigen, hier kun je ook de rondetijden per afdeling aanpassen.

  • Monitor
  • Wat betekenen alle meldingen op de monitorpagina?

    Na inloggen (of via het huisje in de navigatiebalk) kom je in de monitor, hier staan de openstaande acties binnen jullie locatie. Je ziet hier o.a. bij welke cliënten achterstallige toedieningen staan, de te accorderen bestellingen, stopberichten en voorschriften die afgehandeld moeten worden.

    Je kunt doorklikken op de betreffende regel voor meer informatie, je kunt de openstaande meldingen hier niet afhandelen.

    Klik op de naam van de kolom om de gegevens te sorteren op alfabetische volgorde, klik nogmaals om aflopend te sorteren.

     

  • Planning
  • Hoe werkt de planning?

    Werking Planning:

    Met de planningstool kan je aangeven wanneer je als organisatie zorg levert bij een cliënt en wanneer niet.
    Op de momenten waarop je aangeeft niet aanwezig te zijn zal de BEM status van de client op ‘eigen beheer’ komen te staan. Op die momenten hoeft de zorg daar geen handelingen m.b.t. medicatie delen uit te voeren.

    De cliënt en/of verwanten zijn op die momenten zelf verantwoordelijk voor de medicatie.

    De planningstool is niet bedoeld voor cliënten die al standaard de BEM status ‘eigen beheer’ hebben.

    Hoe stel je de planning in?

      • Ga in nCare Web naar het cliëntendossier
      • Ga naar de tab ‘Planning’
      • Kies voor ‘Toevoegen’
      • Je ziet een overzicht van alle toedienrondes van alle dagen in de week.
      • Zet een vinkje bij alle momenten waarop jouw organisatie aanwezig en dus verantwoordelijk voor de medicatie.
      • Zet geen vinkje bij de momenten waarop de cliënt en/of verwant de verantwoordelijkheid van de medicatie overneemt.
      • Geef vervolgens aan per wanneer de planning moet starten en kies voor ‘Opslaan’.
  • Nedap ONS koppeling
  • MissingApotheekLocatieConnection: OvisApotheek 123 (agb: 02001234) is niet gebonden aan locatie 1234 (NAAM LOCATIE)

    De apotheek die de cliënt in Nedap heeft, is nog niet gekoppeld aan de locatie in nCare waardoor de cliënt niet geïmporteerd kon worden. Oplossing: Koppel de apotheek aan de locatie in nCare via Instellingen, Apotheken, Toevoegen. Let op dat de AGB code van de apotheek in Nedap en nCare overeenkomt. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

  • MissingBsn: MissingBsn

    De cliënt in Nedap heeft geen BSN. Oplossing: vul de BSN van de cliënt in Nedap in. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

  • InvalidApotheek: Er is geen apotheek met AGB code: 12345678

    De apotheek van de cliënt in Nedap is niet gekoppeld aan de locatie in nCare. Oplossing: Ga in nCare naar Instellingen, Apotheken. Voeg de apotheek toe. De AGB code van de apotheek in Nedap moet overeenkomen met de AGB code van de apotheek in nCare. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

  • InvalidHuisArts: Fout bij aanmaken huisarts met AGB code 12345678

    De huisarts van de cliënt in Nedap is niet bekend in de nCare database. Oplossing: Neem contact op met je projectleider om de huisarts in te laten toevoegen aan de nCare database. Geef hierbij de AGB code door. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

  • MissingApotheek: Er is geen apotheek voor patiënt en/of locatie

    De cliënt heeft geen apotheek in Nedap. Oplossing: Voeg de apotheek toe in Nedap bij de externe zorgverleners van de cliënt. De AGB code van de apotheek in Nedap moet overeenkomen met de AGB code van de apotheek in nCare. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

  • SkippedClient: SkippedClient

    Cliënt is uit zorg gemeld in Nedap. Oplossing: meld de cliënt weer in zorg in Nedap. Na de eerstvolgende synchronisatie (’s avonds om 23:00) wordt de cliënt in nCare geïmporteerd.

  • SSO
  • Pincode optie

    In de nCare app kan je middels een pincode of je nCare gebruikersnaam en wachtwoord inloggen in het vergrendelscherm (dat verschijnt na x minuten inactiviteit) en in het scherm voor dubbele controle op locatie. 

    Wanneer je Single Sign On (SSO) middels nCare+ hebt aangezet voor je organisatie, kan je er voor kiezen dat het alleen nog maar mogelijk is om middels een pincode in te loggen in de nCare app in het scherm van de dubbele controle op locatie of het vergrendelscherm.

    Deze optie kan je als nCare beheerder als volgt inschakelen:

    Ga naar Algemeen beheer organisatie >> Algemeen
    Klik rechtsboven op de knop: Wijzigen
    Vink aan: Ontgrendelen/dubbele controle alleen via pincode
    Druk op de knop: Opslaan

    Pincode optie inschakelen

  • Is het mogelijk om alleen SSO te gebruiken voor het inloggen in nCare?

    Ja, het is mogelijk om het inloggen middels een nCare account uit te schakelen. Hierdoor kan er alleen ingelogd worden middels de ingestelde SSO providers.

    Hoe je dit kan je doen lees je in deze handleiding op pagina 8.

  • Waar kan je SSO instellen in nCare?

    Dit kan je terug vinden in de handleiding op https://ncare.nl/uitleg

     

  • Welke SSO providers ondersteunen jullie?

    Alle providers die werken middels OpenId Connect.

  • Apotheken
  • Cliënten automatisch accepteren en blokkeren

    Het is mogelijk om aan te geven dat alle aangemelde cliënten automatisch door jullie als apotheek worden geaccepteerd, ook kan worden dan alle cliënten die door de zorg zijn geblokkeerd, automatisch gestopt aan jullie kant. Dit voorkomt een hoop handmatige handelingen.

    Hoe stel ik dit in?

      • Ga naar in nControl naar de nCare pagina genaamd ‘Instellingen’
      • Klik op ‘Bewerken’
      • Zet een vinkje bij ‘Cliënten automatisch accepteren/blokkeren’
      • Druk op ‘Wijzigen’
  • PUUR koppeling
  • Foutmelding: er zijn geen afdelingen of locaties gevonden in nCare


    Zorg dat de teamnaam, zoals in PUUR staat, in nCare als importnaam bij wijk/ afdeling is ingesteld. Voer vervolgens de cliënt in op basis van hetzelfde BSN nummer. Log opnieuw in en voer nogmaals de handeling uit, nu moet je op de juiste pagina in nCare komen.

  • Hét digitale toedienregistratiesysteem voor optimale medicatieveiligheid

    Download brochure

    Oriënteren op de het juiste EVS- en toedienregistratiesysteem doe je vast niet dagelijks. Daarom kan het zijn dat we telefonisch contact met je opnemen om jouw wensen door te nemen.

      Verstuurd!

      De brochure wordt naar je mailadres verstuurd.

      Verstuur opnieuw